Contato é o cadastro de cada pessoa ou empresa com quem a sua equipe conversa e para quem vende. Ele é um só, não importa por quantos canais o cliente fale: as conversas, as negociações, os pedidos e a origem do lead ficam presos à mesma ficha. A maioria dos contatos nasce sozinha, na primeira mensagem, e você também pode cadastrar à mão.
O que é
A tela Contatos lista todos os contatos que o seu cargo permite ver. Cada contato reúne:
- as conversas de todos os canais, na Caixa de Entrada;
- as negociações nos funis, os orçamentos e os pedidos;
- os compromissos da Agenda, as tarefas e os arquivos;
- a origem do lead e os pontos de contato até aqui (a Jornada de Atribuição);
- a carteira, ou seja, a pessoa da equipe que é dona do relacionamento.
Quando o mesmo cliente escreve pelo WhatsApp e depois manda um e-mail, ele continua sendo um contato só, com dois canais vinculados.
A lista traz as colunas Tipo, Nome, Documento, E-mail, Telefone, Status, Etiquetas, Carteira, Origem e Criado em, mais os campos personalizados que a empresa marcou para aparecer ali. Quando a empresa usa uma integração, como o Bling, aparece também a coluna Integração. Cada coluna tem filtro.
Como criar um contato
No topo da tela Contatos há dois botões:
| Botão | Para quê |
|---|---|
| Novo Contato | Abre a ficha completa, com todas as abas. |
| Rápido | Abre "Adicionar Contato", só com nome, e-mail, telefone e etiquetas. Bom para cadastrar alguém no meio de um atendimento e completar depois. |
No celular, os dois ficam no botão redondo de novo contato, na parte de baixo da tela, como "Novo Contato" e "Cadastro rápido".
Passo a passo, com um cliente novo que ligou para a loja:
- Em Contatos, clique em Novo Contato.
- Escolha Pessoa Física ou Pessoa Jurídica no alto da ficha.
- Preencha o nome (obrigatório), o CPF, o e-mail e o telefone, por exemplo (19) 99999-9999. Ao digitar um documento de 11 dígitos, a ficha muda para Pessoa Física; com 14 dígitos, para Pessoa Jurídica.
- Na aba Dados, complete o que tiver: dados pessoais, profissionais e endereço. Em Pessoa Jurídica, a Razão Social e o nome do responsável são obrigatórios.
- Na aba CRM, escolha a Carteira, se o cliente já tem um vendedor.
- Na aba Personalizados, preencha os campos da sua empresa. Campo marcado como obrigatório impede salvar vazio.
- Clique em Criar Contato.
Ao criar um contato com telefone (com DDD) ou e-mail, pelo Novo Contato ou pelo Rápido, o Codewo já o vincula aos canais de WhatsApp e de e-mail ativos da empresa. É isso que permite iniciar a conversa sem esperar o cliente escrever. No WhatsApp da API oficial, a primeira mensagem precisa ser um modelo aprovado.
Criar exige a permissão "Criar contatos", que o cargo Agente já traz.
As abas da ficha
Não existe uma página separada para o contato: clicar numa linha da lista abre a ficha por cima dela. À esquerda ficam foto, tipo, nome (e nome fantasia, em Pessoa Jurídica), CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e etiquetas. À direita, as abas:
| Aba | O que tem |
|---|---|
| Dados | Em Pessoa Física, as seções Pessoal e Profissional. Em Pessoa Jurídica, Empresa e Responsável. Nos dois tipos, Endereço. |
| CRM | A seção Pipelines do CRM, com os funis e as negociações do contato ("Vincular" põe o contato em outro funil), o Status do Contato, a Carteira, as Observações e a Jornada de Atribuição. |
| Personalizados | Os campos que a sua empresa criou, com o botão "Novo campo". |
| Compras | Total gasto, pedidos, ticket médio, valor em aberto e parcelas vencidas, "Cliente desde", a lista de pedidos, o que o cliente compra com mais frequência e a condição de desconto dele. Aparece quando o plano tem o catálogo e o seu cargo vê pedidos. |
| Canais | Os canais vinculados: o número, o e-mail ou o perfil do cliente em cada canal, com a janela de 24 horas nos canais que têm essa regra. Use "Adicionar" para vincular outro. |
As abas Compras e Canais só funcionam depois que o contato foi salvo. As etiquetas também: num contato novo, o campo de etiquetas aparece na ficha depois de salvar (no cadastro Rápido você já escolhe as etiquetas).
Etiquetas e carteira são gravadas na hora. O resto só vale depois de Salvar Alterações.
Quem não tem permissão para editar contatos abre a mesma ficha só para leitura, com o título "Detalhes do Contato".
Na Caixa de Entrada, o menu da conversa tem Preencher ficha com IA para quem edita contatos. A IA lê a conversa, sugere valores para os campos ainda vazios (inclusive os personalizados), mostra de onde tirou cada um e só grava o que você confirmar.
Status do contato
Status é o ciclo de vida do cadastro, não a etapa da venda. Onde o cliente está no funil fica nas negociações, e um contato pode ter várias ao mesmo tempo.
| Status | Quando usar |
|---|---|
| Ativo | Contato normal. |
| Inativo | Arquivado: ex-cliente, contato que não compra mais. |
| Bloqueado | Não contatar. As conversas ativas dele vão para Spam, e cada conversa nova já nasce em Spam, sem cair na fila e sem notificação. |
Há dois jeitos de bloquear:
- na ficha, mudar o status para Bloqueado;
- na conversa, mudar o status para Spam e escolher "Este contato e suas conversas ativas".
Para desfazer, use Desbloquear contato no painel do contato, dentro da conversa, ou volte o status para Ativo. As conversas que já foram para Spam continuam lá até alguém reabrir.
Quem vê quais contatos
Cada cargo tem um alcance em contatos:
| Permissão | O que a pessoa vê |
|---|---|
| Ver todos os contatos | A base inteira da empresa. |
| Ver contatos do time | Os contatos cujo dono da carteira, ou quem criou, é da mesma equipe que ela. |
| Ver contatos próprios | Os contatos da carteira dela e os que ela mesma criou. |
O contato não pertence a uma equipe: o que conta é quem é o dono da carteira e quem cadastrou. Nos cargos que vêm prontos, o Agente vê os contatos do time e os próprios; Gerente, Administrador e Super Administrador veem todos. O Visualizador vê todos, mas não cria nem edita. Excluir contatos fica com Gerente para cima.
Em telas de venda e de funil, um contato fora do seu alcance aparece como "Contato privado".
Excluir e restaurar
- Na linha do contato, use Excluir, ou selecione vários e use Excluir selecionados.
- A confirmação diz que a ação não pode ser desfeita, mas o contato vai para uma lixeira. Para ver os excluídos, ligue Mostrar deletados no topo da lista.
- Na linha do contato excluído, use Restaurar. Para vários, selecione e use Restaurar selecionados.
O que acontece ao excluir:
- os vínculos do contato com os canais são desativados;
- as negociações abertas dele são arquivadas. As ganhas e as perdidas ficam, porque são histórico de faturamento;
- as conversas dele continuam visíveis na Caixa de Entrada.
Restaurar um contato de cada vez devolve tudo isso. Restaurar em lote devolve só o cadastro: os vínculos de canal e as negociações arquivadas não voltam. Não há exclusão definitiva pela tela.
Ações em massa na lista
Marque os contatos na lista e escolha a ação:
| Ação | O que faz | Quem vê |
|---|---|---|
| Transferir carteira | Muda o dono da carteira de todos de uma vez. | Quem gerencia carteiras |
| Mesclar selecionados | Une 2 ou mais contatos num só. | Quem edita contatos |
| Excluir selecionados | Manda para a lixeira. | Quem exclui contatos |
| Restaurar selecionados | Tira da lixeira (com Mostrar deletados ligado). | Quem exclui contatos |
Na linha de cada contato há ainda Gerenciar Canais e Conversar. Conversar abre a conversa mais recente do cliente; se ele ainda não tem conversa, abre a aba Canais.
Como os contatos nascem
A maioria nasce sozinha, com a primeira mensagem:
| Canal | O que identifica o contato |
|---|---|
| WhatsApp (API oficial e WhatsApp Web) | O número de telefone |
| SMS | O número de telefone |
| O endereço do remetente | |
| Instagram Direct e Facebook Messenger | O perfil da pessoa |
| Telegram | A conta do Telegram, que não informa telefone |
| WebChat | O visitante do site, chamado de "Visitante" até informar o nome |
Quando a mensagem chega de um telefone ou de um e-mail que já está num contato, o Codewo usa esse contato em vez de criar outro. O telefone é comparado com e sem o 55 na frente. Instagram, Messenger e Telegram não informam telefone nem e-mail, então um cliente que já existe pode ganhar um segundo cadastro quando escreve por eles. É para isso que serve o Smart Merge.
Participantes de grupos do WhatsApp Web e do Telegram também viram contatos e aparecem na lista.
Contatos em volume
Não existe importação de contatos por planilha na tela Contatos. Para trazer muitos de uma vez, os caminhos são:
- Planilha num funil: "Importar planilha (CSV)" num quadro de funil cria negociações. Com "Criar contatos que não existirem" ligado, cria os contatos junto, sem repetir quem já tem o mesmo telefone ou e-mail. Veja funis de venda no Workspace.
- Bling: os clientes chegam junto com os pedidos. Veja integração com o Bling.
- API: um sistema da sua empresa cria os contatos. Veja chaves de API.
Pegadinhas comuns
- Status não é funil. Não existe status "Cliente" ou "Lead quente". Para a etapa da venda, use uma negociação; para uma categoria, use uma etiqueta.
- Cadastro com o seu próprio número. Criar um contato de teste com o seu celular vincula esse número ao WhatsApp da empresa. Daí em diante, o que você mandar desse celular entra como se fosse desse contato.
- Trocar o telefone depois não vincula sozinho. O vínculo automático só acontece na criação. Se o número mudou, vincule pela aba Canais, em Adicionar.
- Excluir não impede o cliente de voltar. Se um contato excluído escrever de novo, ele volta como contato novo, sem o histórico do antigo. Para não receber mais, bloqueie.
- Restaurar em lote não devolve vínculos e negociações. Quando isso importa, restaure um por um.
- Bloqueado não sai sozinho de uma Transmissão. Ao montar o público, filtre pelo status Ativo.
- O documento define o tipo só no cadastro. Na criação, 11 dígitos viram Pessoa Física e 14 viram Pessoa Jurídica. Na edição, troque o tipo pelo botão no alto da ficha, sabendo que a troca limpa o documento digitado.
Boas práticas
- Etiqueta para categoria, campo personalizado para dado, negociação para venda. "Cliente VIP" é etiqueta; "Número do contrato" é campo; "Proposta enviada" é etapa do funil.
- Guarde telefone e e-mail. São eles que juntam o mesmo cliente em canais diferentes.
- Use as Observações para o contexto que a equipe precisa saber antes de responder.
- Rode o Smart Merge de tempos em tempos, para juntar duplicados antes que as conversas se espalhem.
- Bloqueie em vez de excluir quem você não quer atender: o histórico fica, e as mensagens novas não entram na fila.