O Smart Merge encontra contatos que provavelmente são a mesma pessoa (mesmo e-mail, mesmo telefone ou nome muito parecido) e une cada grupo num contato só. As conversas, as negociações, os canais e as etiquetas vão para o contato que fica. Você revisa cada grupo antes: nada é unido sem você mandar.
O que é
Duplicado acontece. O cliente preenche o chat do site com o e-mail pessoal, depois escreve no WhatsApp, e alguém da equipe o cadastra de novo à mão sem achar o primeiro. São três cadastros para a mesma pessoa, cada um com um pedaço do histórico.
Apesar do nome, e do texto do menu no celular, o Smart Merge não é inteligência artificial. É uma regra fixa de comparação: para a mesma base, dá sempre o mesmo resultado.
Há dois caminhos:
| Caminho | Quando usar |
|---|---|
| Smart Merge | O Codewo procura os grupos de duplicados na base inteira. |
| Mesclar selecionados | Você já sabe quais contatos são a mesma pessoa. Na lista de Contatos, marque 2 ou mais e use a ação. |
Os dois botões aparecem para quem tem a permissão "Editar contatos", que também é exigida para mesclar. Os dois terminam na mesma tela de mesclagem.
Onde fica
- Em Contatos, botão Smart Merge no topo da tela. No celular, ele fica no botão de três pontos da parte de baixo, no menu "Mais opções".
- Em Contatos, selecione os contatos e use Mesclar selecionados nas ações em massa.
Como a detecção funciona
| Critério | Como compara | Confiança |
|---|---|---|
| Igual, sem diferenciar maiúsculas de minúsculas | 95% | |
| Telefone | Só os dígitos (8 ou mais), com e sem o 55 na frente | 85% |
| Nome | Semelhança de 85% ou mais, letra a letra, entre nomes com 3 letras ou mais que começam pelas mesmas duas letras | A semelhança medida |
Quando A casa com B pelo e-mail e B casa com C pelo telefone, os três entram no mesmo grupo. A confiança do grupo vem do critério que mais o ligou.
Ficam de fora da comparação o CPF/CNPJ, a empresa, o endereço e os campos personalizados. Contatos excluídos também não entram.
Passo a passo
Cenário: a Marina escreveu pelo chat do site com o e-mail marina@exemplo.com.br, depois mandou mensagem pelo WhatsApp do (19) 99999-9999, e um colega a cadastrou à mão com o mesmo e-mail.
- Em Contatos, clique em Smart Merge. O topo mostra quantos grupos e contatos duplicados existem, quantas conversas, arquivos e canais estão envolvidos e, quando há, o valor em negociações desses contatos.
- A tabela mostra um grupo por linha, com as colunas Grupo, Contatos, Tipo Match, Confiança e Relacionamentos. Dá para filtrar por tipo e por confiança, e buscar um contato.
- Abra a linha para ver cada contato do grupo. O marcado como Sugerido é o candidato a ficar.
- Use Unificar na linha. Abre a tela Mesclar 3 Contatos.
- À esquerda fica o Contato Resultante. Ao lado, cada contato do grupo (A, B, C), com o principal marcado como Primário e os outros como "Será removido".
- Em cada campo, clique no valor que deve ficar. Os campos em que os contatos discordam ficam destacados. Resetar volta à sugestão inicial.
- Clique em Mesclar 3 Contatos. O grupo sai da lista.
Use Atualizar para procurar de novo depois de mudanças na base.
Quem fica como principal
A tela escolhe o contato principal sozinha: o que tem a conversa mais antiga; empatando, o que tem mais conversas; empatando de novo, o de cadastro mais completo. Não dá para trocar o principal. O que você escolhe é de qual contato vem cada campo: foto, nome, e-mail, telefone, documento, nascimento, gênero, empresa, cargo, tamanho e setor da empresa, endereço, cidade, estado, país, CEP, status, origem e notas.
Os campos que não aparecem nessa escolha ficam com o valor do principal: o tipo (Pessoa Física ou Jurídica), o nome fantasia, o CNPJ da empresa, as inscrições, os dados do responsável, o e-mail financeiro, o bairro, o número e o complemento.
O que vai para o principal
| Item | O que acontece |
|---|---|
| Conversas e mensagens | Vão para o principal. |
| Conversas que aconteceram ao mesmo tempo | Viram uma conversa só, em ordem cronológica. As de momentos diferentes continuam separadas. |
| Negociações, inclusive as arquivadas | Vão, com um registro no histórico de cada uma. Duas negociações abertas no mesmo funil continuam as duas. |
| Agenda, tarefas, arquivos e páginas de Workspace | Vão para o principal. |
| Canais vinculados | Vão. Se os dois tinham o mesmo número no mesmo canal, fica um vínculo só. |
| Etiquetas | Somadas. |
| Jornada de Atribuição | Somada, e a origem do contato é recalculada. |
| Carteira | O principal mantém a dele. Sem dono, herda o do primeiro contato unido que tem dono ativo, com "Mesclagem de contatos" no histórico da carteira. |
E o que não vem:
| Item | Onde fica |
|---|---|
| Pedidos e orçamentos | No contato removido. A aba Compras do principal não os mostra. |
| Ligações e reuniões | No contato removido. |
| Campos personalizados | Ficam só os valores do principal. |
| Condição de desconto do cliente e histórico da carteira | No contato removido. |
Os contatos removidos vão para a lixeira de Contatos e aparecem com Mostrar deletados ligado.
Quando a mesclagem é recusada
Um contato só pode ter uma conversa ativa por vez. Se os contatos escolhidos somam mais de uma conversa ativa (qualquer uma que não esteja resolvida nem em Spam, inclusive as adiadas), a tela mostra "Não é possível mesclar" e não deixa continuar.
- Na Caixa de Entrada, resolva as conversas até sobrar no máximo uma ativa entre todos os contatos do grupo.
- Volte ao Smart Merge e unifique.
O Codewo não resolve as conversas por conta própria, para que você escolha o motivo de resolução de cada uma.
Pegadinhas comuns
- Não tem desfazer. Restaurar o contato removido em Mostrar deletados não desfaz a mesclagem: ele volta sem as conversas, as negociações e os canais, que continuam no principal.
- Compras não se juntam. Se os dois contatos têm pedidos, os do removido deixam de aparecer na aba Compras do principal. Pense nisso antes de unir clientes que já compraram pelos dois cadastros.
- Até 50 contatos por vez, além do principal.
- Acento conta como diferença. A comparação de nome é letra a letra: em nomes curtos, "João Lima" e "Joao Lima" podem não formar par. Junte pela lista, com Mesclar selecionados.
- CPF/CNPJ não é comparado. Dois cadastros com o mesmo CNPJ, mas com e-mail, telefone e nome diferentes, não aparecem. Junte pela lista.
- Nome parecido não é prova. "Ana Paula Souza" e "Ana Paula Sousa" formam par, e podem ser duas pessoas. Revise os grupos por nome com calma.
- A busca olha a base inteira da empresa, inclusive contatos que a sua lista não mostra. Se a sua empresa separa contatos por equipe, lembre que quem tem "Editar contatos" vê e mescla esses grupos.
- O cliente não é avisado. Nada é enviado a ele.
- Sistemas externos não ficam sabendo. O contato removido não gera um aviso de exclusão. Se você sincroniza contatos com outro sistema pela API, atualize o outro lado.
Boas práticas
- Comece pelos grupos de e-mail e de telefone (95% e 85%). Deixe os de nome para o fim, com revisão cuidadosa.
- Resolva as conversas antes de uma rodada grande, para não parar no meio.
- Escolha o e-mail e o telefone mais recentes no Contato Resultante: são eles que o Codewo usa para reconhecer o cliente quando ele escreve por um canal novo.
- Confira as etiquetas depois. Como elas se somam, o contato pode ficar com "Lead frio" e "Cliente" ao mesmo tempo.
- Rode todo mês. Base revisada com frequência dá grupos pequenos e fáceis de conferir.