Orçamentos: montar, enviar e revisar a proposta

O orçamento é a proposta que o cliente abre num link, lê no celular e aprova ou recusa com um clique. Você monta em rascunho, envia pela conversa do cliente e, se precisar renegociar, cria uma nova versão. Quando o cliente aceita, o pedido nasce sozinho.

O que é

Cada orçamento tem um número (por exemplo, ORC-00031) e uma versão. Ele mora em Negócios, na aba Orçamentos. Cada linha traz um produto, com quantidade, preço unitário e desconto.

O orçamento é o documento; a negociação é o assunto. Uma negociação pode ter várias propostas (a primeira recusada, a segunda aceita). E um orçamento também pode existir sem negociação nenhuma, para quem vende direto pela conversa.

Para trabalhar com orçamentos, o cargo precisa de Ver orçamentos e Criar orçamentos. Enviar, editar e registrar a resposta do cliente pedem Editar orçamentos. Excluir rascunho pede Excluir orçamentos. Se a aba não aparece, o plano da empresa não inclui vendas ou o seu cargo não tem essas permissões.

Onde o orçamento nasce

Por onde	Como	O que já vem preenchido
Negócios, aba Orçamentos	Botão Novo orçamento, ou Novo → Orçamento no topo de Negócios	Você escolhe cliente, itens, validade, condição de pagamento e apresentação
Conversa na Caixa de Entrada	Ícone Criar orçamento, no topo da conversa	O cliente da conversa e a condição de pagamento padrão da empresa. Você escolhe itens e validade, e o orçamento fica ligado àquela conversa
Card da negociação	Gerar proposta (ou Nova proposta, quando já houve uma)	As linhas do card, com os preços já negociados
Atendente virtual	Trabalho Montar orçamento	Um rascunho para alguém da equipe revisar e enviar

Todos nascem como Rascunho. A atendente virtual nunca envia a proposta: quem revisa e envia é sempre alguém da equipe.

Como funciona

Os estados

Estado	O que significa
Rascunho	Em montagem. O link ainda não abre
Enviado	O cliente recebeu e pode responder
Visualizado	O cliente abriu o link ao menos uma vez
Aceito	O cliente aprovou, e o pedido foi criado
Recusado	O cliente recusou, pelo link ou por telefone
Expirado	A validade venceu sem resposta
Substituído	Existe uma versão mais nova, ou a negociação foi encerrada por fora da proposta

Enviado e Visualizado são separados de propósito. Proposta nunca aberta costuma ser problema de entrega (número errado, mensagem que não chegou). Proposta aberta várias vezes sem resposta costuma ser problema de preço.

O rascunho se edita inteiro

Na tela do orçamento, enquanto ele é rascunho (aparece o selo editável ao lado do estado), dá para mudar:

• Itens: quantidade, preço unitário e desconto da linha, em % ou em R$. O botão de unidade converte o valor: 10% de uma linha de R$ 500 vira R$ 50.
• Rodapé de totais: Desconto no total (em % ou R$), Frete, Acréscimo e Imposto.
• Condições: Válido até, Condição de pagamento (uma das cadastradas ou Escrever à mão), Apresentação (o texto que abre a proposta), Termos (o texto que fecha) e Observação interna (não vai para o cliente).
• Responsável, no quadro Acompanhamento.
• Grupos, opcionais e "escolha uma", explicados em Proposta com seções, opcionais e "escolha uma".

Os campos de texto gravam quando você sai deles. A conta segue sempre a mesma ordem: desconto das linhas, depois desconto no total, depois frete e acréscimo, e por último imposto. O desconto no total nunca abate o frete.

Se o desconto de uma linha passar do seu teto, a tela avisa, sem bloquear. Veja Descontos: limite do vendedor e condição do cliente.

Depois do envio, o dinheiro trava

Quando a proposta sai, itens, valores e condição de pagamento travam: o cliente está com aquele número na mão. O campo da condição continua visível, mas a troca é recusada. Enquanto a proposta espera resposta, continuam editáveis a Apresentação, os Termos, a Observação interna, a validade e o responsável. Depois de aceita, recusada, expirada ou substituída, nada mais se edita.

Para mudar preço, item ou condição, clique em Criar nova versão.

Enviar é um gesto só

No rascunho, o botão do topo é Enviar ao cliente. Ele abre o diálogo Enviar a proposta, já com a sugestão Mandar a proposta: saudação, número, valor e o link. Você pode editar o texto ou escolher um dos modelos de mensagem da empresa. Se o texto não tiver o link, o Codewo acrescenta o link no fim.

Ao clicar em Enviar, acontece nesta ordem:

1. o link passa a abrir;
2. a proposta muda para Enviado;
3. a mensagem sai pela conversa do cliente, como uma mensagem sua.

A mensagem vai pela conversa em que o orçamento nasceu. Se ele não nasceu de uma conversa, vai pela conversa mais recente do cliente, pelo último canal usado nela.

O envio é recusado, antes de mudar qualquer coisa, quando:

• a proposta não tem nenhum item;
• o cliente ainda não tem conversa com a empresa;
• a proposta já está fechada (aceita, recusada, expirada ou substituída);
• outra versão da mesma proposta já foi aceita;
• a negociação de origem já foi encerrada.

Mandou por outro caminho? No mesmo diálogo, clique em Já enviei por fora — só registrar. O link passa a abrir, a proposta vira Enviado e nenhuma mensagem sai. Depois, copie o endereço no quadro Link do cliente, em Copiar link.

Criou pela conversa? O diálogo tem um segundo passo, com dois botões: Enviar pela conversa (manda agora, com o texto padrão) e Só copiar o link (registra que o envio fica com você e copia o endereço). Para acrescentar frete, termos ou desconto no total antes, clique em Abrir orçamento.

Depois do envio, o botão do topo vira Avisar cliente, que serve para lembrar da validade ou perguntar se o cliente viu a proposta. Veja Cobrança com chave PIX e "Avisar cliente".

Versões, cópias e exclusão

• Criar nova versão: cria a versão seguinte como rascunho, com o mesmo número, copiando itens, grupos, frete, acréscimo, imposto, condição de pagamento e textos. As versões anteriores que ainda estavam abertas viram Substituído, e o link antigo passa a dizer "Existe uma versão mais nova". Quem aceitou uma versão continua vendo aquela versão, com os preços dela. A versão nova tem link próprio: depois de ajustar, envie de novo ao cliente. O quadro Versões lista todas, com o valor de cada uma.
• Duplicar: cria um rascunho com número novo, para o mesmo cliente, com você como responsável. Serve de base para uma proposta parecida.
• Excluir rascunho: só existe enquanto a proposta é rascunho. Proposta enviada termina por recusa, validade ou nova versão, nunca por exclusão.

Criar nova versão não aparece quando a série já tem uma versão aceita, porque duas versões aceitas gerariam dois pedidos. Se o cliente quiser mudar algo depois do aceite, ajuste o pedido. Duplicar também começa uma proposta nova, mas, se a original veio de uma negociação, a cópia continua ligada a ela, e com a negociação já ganha o envio da cópia é recusado.

Validade

A proposta nasce valendo 15 dias. Nova versão e Duplicar também recomeçam os 15 dias a partir do dia da cópia. Para outro prazo, mude a data em Válido até.

O último dia ainda vale. No dia seguinte, a proposta enviada vira Expirado sozinha, e quem abre o link vê "Esta proposta venceu". O rascunho não expira, mas a data também não anda: confira Válido até antes de enviar um rascunho antigo.

Passo a passo: do pedido de preço ao envio

Cenário: uma gráfica recebe pelo WhatsApp o pedido de preço de 1.000 panfletos e 2 banners da cliente Renata.

1. Na conversa com a Renata, clique no ícone Criar orçamento, no topo.
2. Em Adicionar produto, busque "Panfleto A5" e ajuste a quantidade para 1.000. Adicione "Banner 90 × 120 cm", quantidade 2. Se o banner não estiver no catálogo, a busca oferece Cadastrar "Banner 90 × 120 cm" no catálogo (salvar o cadastro pede a permissão Criar produtos).
3. Deixe Válido até em branco (vale 15 dias) ou escolha a data combinada.
4. Clique em Criar orçamento. O diálogo mostra o número, o total e a validade.
5. Faltou o frete de R$ 40 e o prazo de produção. Clique em Abrir orçamento. No rodapé de totais, preencha Frete. Em Condições, escreva o prazo em Termos.
6. Clique em Enviar ao cliente, confira o texto e clique em Enviar.
7. A proposta vira Enviado, o quadro Link do cliente mostra o endereço e a mensagem aparece na conversa da Renata.

Pegadinhas comuns

• O link só abre depois do envio. No rascunho, quem abre o endereço vê "Esta proposta ainda não foi enviada". Não há como pegar o link de um rascunho sem registrar o envio.
• WhatsApp pela API oficial, fora da janela de 24 horas. No primeiro envio, o Codewo ainda não usa modelo aprovado. Mesmo que o diálogo mostre a lista de modelos, a mensagem sai como texto comum, o WhatsApp não entrega e a proposta fica como Enviado. Se o cliente não escreve há mais de 24 horas, mande antes um modelo aprovado pela conversa e envie a proposta quando ele responder. Outra saída: use Já enviei por fora — só registrar, copie o link e mande pelo Avisar cliente, que aceita modelo aprovado, colocando o link num dos campos do modelo.
• Instagram e Messenger fora da janela de 24 horas. Lá não há modelo aprovado, e o diálogo não deixa enviar. Espere o cliente escrever de novo ou registre com Já enviei por fora — só registrar e mande o link quando a conversa reabrir.
• Não há PDF nem anexo. O que chega ao cliente é uma mensagem com o link, pela conversa. O documento não sai como arquivo nem por um e-mail próprio. Se o cliente pedir papel, a página da proposta tem o botão Imprimir, e o navegador permite salvar como PDF.
• Condição escrita à mão não gera parcelas. Ela vai para o documento e para o pedido só como texto. Para o pedido nascer com as parcelas, escolha uma condição cadastrada em Configurações → Vendas → Condições de pagamento.
• "Validade (dias)" nas configurações não muda o prazo. Toda proposta nasce com 15 dias. Quando precisar de outro prazo, ajuste a data em cada proposta.
• Capa, texto de abertura, vídeo, cor de destaque e fotos dos produtos preenchidos em Configurações → Vendas → Proposta ainda não aparecem na página do cliente. Do Vocabulário, as palavras "Preço" e "Botão de recusa" também não: o botão de recusa é sempre Não vou seguir. Use a Apresentação de cada orçamento para o texto de abertura.
• Duplicar não troca o cliente. O texto ao lado do botão fala em "outro cliente", mas a cópia sai sempre para o mesmo cliente, e o rascunho não tem campo para trocá-lo. Para outro cliente, crie um orçamento novo.
• Rascunho antigo sai vencido. A validade é contada a partir do dia em que o rascunho nasceu. Um rascunho parado há mais de 15 dias, enviado sem mexer em Válido até, chega vencido: o cliente abre o link e vê "Esta proposta venceu".
• Termos e condição em branco. Se a proposta sair sem Termos ou sem Condição de pagamento, o envio usa as Condições padrão de Configurações → Vendas → Proposta, quando estiverem preenchidas.
• Cliente sem conversa. Dá para criar orçamento sem cliente ou para quem nunca falou com a empresa, mas aí não há por onde enviar. Use Já enviei por fora — só registrar e mande o link pelo caminho que tiver.

Boas práticas

• Prefira uma condição de pagamento cadastrada. O pedido já nasce com as parcelas, sem ninguém remontar à mão.
• Renegociou? Crie nova versão, não duplique. A versão nova substitui a anterior e o link antigo para de aceitar resposta. A cópia deixaria duas propostas abertas para o mesmo cliente.
• Envie pelo botão da tela. A mensagem fica registrada na conversa, junto do histórico do cliente.
• Use a Observação interna para o que o time precisa saber e o cliente não pode ler, como a margem combinada com o gerente.

Veja também

• Proposta com seções, opcionais e "escolha uma"
• Como o cliente leu a proposta, aceite e recusa
• Negociações: criar, mover, ganhar e perder
• Configurações de Vendas: o que cada seção faz
• Descontos: limite do vendedor e condição do cliente
• Modelos aprovados do WhatsApp (HSM) e a janela de 24 horas
• Montar orçamento: a atendente prepara, a equipe envia