Com o trabalho Montar orçamento, a atendente virtual monta a proposta com o que o cliente pediu, usando os preços do seu catálogo, e deixa como rascunho para alguém da equipe revisar e enviar. Ela não faz conta, não escolhe preço, não negocia desconto e não envia a proposta.
O que é
- Quem põe o preço é o catálogo, e quem faz a conta é o sistema, exatamente como numa proposta feita por uma pessoa. Ela só diz qual produto, qual variação e quantas peças (ou quais medidas).
- A proposta nasce como Rascunho. Aceitar uma proposta gera pedido, então enviar continua sendo trabalho de gente. Ela diz ao cliente que a proposta está sendo preparada, nunca que já foi enviada.
- Desconto, só o combinado. Se o cliente tem uma condição de desconto cadastrada, ela pode entrar sozinha, do jeito que você escolher. Ela nunca inventa nem negocia desconto.
Requisitos:
- O plano precisa incluir o Catálogo de produtos, e o catálogo precisa ter produtos ativos.
- Só no WhatsApp e no Telegram, onde o número identifica o cliente. No Instagram, no Messenger, no WebChat, no e-mail e no SMS ela não monta proposta.
- É preciso existir alguém em nome de quem a proposta sai (veja "Em nome de quem a proposta sai", abaixo).
Como funciona — passo a passo
Cenário: uma loja de espumas sob medida, pelo WhatsApp.
Cliente: Quero 2 placas de espuma D28 de 1,90 por 0,80 com 10 cm de altura, e um travesseiro.
Atendente: O travesseiro temos em dois modelos, o Firme e o Macio. Qual você prefere?
Cliente: O Macio.
Atendente: Pronto! A sua proposta ORC-00245, com as 2 placas de espuma D28 de 190 × 80 × 10 cm e o travesseiro Macio, está sendo preparada. Alguém da nossa equipe confere e você recebe em seguida.
O que aconteceu por trás:
- Ela consultou o catálogo para achar o nome exato de cada produto e variação.
- Perguntou só o que faltava. Aqui, qual modelo de travesseiro. Ela nunca escolhe a variação pelo cliente.
- Com produto e medidas definidos, montou na hora. Ela não pede mais uma confirmação antes: o rascunho é a confirmação.
- O sistema pôs os preços do catálogo e calculou o total.
- Ela avisou o cliente de que a proposta está sendo preparada e chamou quem revisa, conforme o ajuste Quando avisar quem revisa.
Os ajustes
| Ajuste | O que é | Padrão |
|---|---|---|
| Quem revisa e envia a proposta | Pessoa ou equipe | Obrigatório |
| Quando avisar quem revisa | Assim que a proposta ficar pronta · Depois — ela segue atendendo e a revisão entra na fila | Assim que a proposta ficar pronta |
| Condição de desconto combinada com o cliente | Aplicar sempre, sem o cliente precisar pedir · Só quando o cliente pedir desconto · Nunca — quem aplica desconto é o time | Aplicar sempre |
| Acima de quanto ela não monta sozinha | Valor em reais. Vazio = sem limite | Sem limite |
| Acima de quantas unidades de um item ela não monta sozinha | Quantidade. Vazio = sem limite | Sem limite |
| Quando chamar a equipe | 8 · 14 · 20 mensagens | 14 |
Sobre Quando avisar quem revisa:
- Assim que a proposta ficar pronta: na mesma mensagem em que avisa o cliente, ela passa a conversa para quem revisa. Ela não promete prazo de envio.
- Depois: ela avisa o cliente e segue atendendo. O rascunho fica esperando em Negócios → Orçamentos, e ela só chama a equipe se o cliente pedir prazo, desconto ou quiser fechar.
Em nome de quem a proposta sai
- O dono da carteira do cliente, se ele tiver um. A proposta é de quem vende para aquele cliente.
- Se o cliente não tem dono, quem revisa, quando é uma pessoa.
Equipe não assina proposta. Se o cliente não tem dono e quem revisa é uma equipe, a montagem nem fica disponível para ela, e o pedido de orçamento fica para a equipe. Todo cliente novo chega sem dono: por isso, se você quer que ela monte para cliente novo, escolha uma pessoa em Quem revisa e envia a proposta. Veja Carteira de clientes.
Desconto do cliente
Ela só usa a condição de desconto já cadastrada para aquele cliente, na ficha do contato (aba Compras, Condição de desconto) ou em Configurações → Vendas → Descontos, na lista Condição por cliente. O limite de desconto do vendedor nunca entra sozinho: ele diz até quanto o vendedor pode dar, não um desconto a conceder.
| Opção | O que ela faz |
|---|---|
| Aplicar sempre, sem o cliente precisar pedir | A condição entra na montagem, e ela conta ao cliente o desconto aplicado |
| Só quando o cliente pedir desconto | Quando ele pede, ela monta de novo com a condição dele. Só chama a equipe se ele quiser mais do que já tinha |
| Nunca — quem aplica desconto é o time | A proposta sai sem desconto. Se ele pedir, ela diz que condição comercial quem trata é o time e chama alguém, sem afirmar que ele não tem desconto |
Se o rascunho já existe e o cliente pede desconto depois (o caso normal no modo "Só quando o cliente pedir desconto"), a condição entra nas linhas que ainda estão sem desconto. As linhas com desconto posto por uma pessoa ficam como estão. Detalhes em Teto de desconto.
Os limites de valor e de quantidade
- Acima de quanto ela não monta sozinha: se o total passar desse valor, nada é gravado. Ela diz ao cliente que um orçamento desse porte quem faz é o time e chama alguém.
- Acima de quantas unidades de um item: vale por item. Passou, ela também não monta e chama o time. Quantidade alta costuma ter preço de atacado que não está no catálogo.
Quem confere é o sistema, na hora de montar, então o limite vale mesmo que ela não saiba o total de antemão. Ela não tenta dividir o pedido para caber.
Uma proposta montada por ela tem até 15 itens. Com mais que isso, ela chama o time.
Produto vendido por medida
Em produto vendido por medida, ela não pergunta quantidade: pergunta os cortes, ou seja, quantas peças e com quais medidas. E pergunta só as medidas que aquele produto pede: só o comprimento, comprimento e largura, ou as três. O sistema calcula a quantidade e o valor a partir dos cortes. Veja Venda por medida.
Pedir de novo não duplica
Se o cliente já tem um rascunho em aberto, criado nas últimas 24 horas, ela não monta outro: responde que a proposta já está com o time. Vale para qualquer rascunho desse cliente, inclusive um que alguém da equipe começou.
Isso vale também para correções. Se o cliente muda de ideia depois do rascunho pronto ("na verdade são 3 placas"), ela não monta um segundo rascunho. A correção fica registrada na conversa, e quem revisa ajusta a proposta antes de enviar.
O que a equipe faz depois
- Abra a proposta em Negócios → Orçamentos. Ela aparece com a situação Rascunho, em nome de quem vai assinar. A conversa com o cliente também mostra o registro de que a proposta foi criada.
- Leia a Observação interna (que não vai para o cliente): ela traz "Rascunho montado por Sofia durante o atendimento. Revise antes de enviar.", com o nome da sua atendente no lugar de Sofia, e, quando houver, o que o cliente disse sobre o pedido.
- Confira itens, medidas e o desconto aplicado. Acrescente frete, prazo e o que mais for preciso. Se a empresa tem uma condição de pagamento marcada como padrão, ela já vem preenchida, como numa proposta nova feita à mão.
- Envie ao cliente pelo caminho de sempre. Veja Criar e enviar orçamentos.
Pegadinhas comuns
- Canal. No Instagram, no Messenger, no WebChat, no e-mail e no SMS ela não monta. O ensaio também só mostra a montagem quando o primeiro canal da lista dela é WhatsApp ou Telegram.
- Sem pessoa para assinar. Quem revisa é uma equipe e o cliente não tem dono na carteira: ela não monta.
- Nome parecido não serve. Ela monta só com o nome exato do produto e da variação no catálogo. Se não acha, consulta o catálogo de novo ou pergunta ao cliente. Se existem dois produtos com o mesmo nome, ela não escolhe: a proposta fica para o time.
- Correção depois do rascunho. O rascunho não muda sozinho. Quem revisa ajusta.
- Rascunho esquecido. No modo "Depois", ninguém é chamado na hora. Acompanhe os rascunhos em Negócios → Orçamentos.
Boas práticas
- Deixe o catálogo com nomes claros e preço em todas as variações.
- Defina os dois limites pensando no seu negócio. R$ 1.000 é muito para quem vende camiseta e pouco para quem vende móvel planejado.
- Cadastre a condição de desconto dos clientes que já têm uma combinada. Assim o vendedor não precisa refazer a proposta que ela monta.
- Com a carteira de clientes em uso, a proposta já sai em nome do dono de cada cliente. Em Quem revisa e envia a proposta, escolha uma pessoa, para ela poder montar também para quem ainda não tem dono.