Agenda: compromissos, lembretes e aviso ao cliente

A Agenda junta numa tela só tudo o que tem data: reuniões, ligações, tarefas, lembretes e mensagens agendadas, além das tarefas dos quadros de Workspaces e das negociações com prazo. Ela responde "o que eu tenho hoje e o que está atrasado?", avisa a equipe antes da hora, pode avisar o cliente pelo canal dele e, depois da reunião, guarda o resultado e o próximo passo.

O que é

A Agenda fica no menu Agenda e está em todos os planos. No celular, é um dos atalhos da barra inferior. O que cada pessoa vê depende do cargo: só os próprios compromissos, os da equipe ou todos. Compromisso atribuído a uma equipe aparece na agenda de cada pessoa dela.

A tela mistura três origens, que você separa no filtro Origem:

Origem	O que entra
Pessoal	Compromissos criados na Agenda: reuniões, ligações, tarefas, lembretes e mensagens agendadas
Boards	Tarefas de quadro dos Workspaces com início, prazo ou lembrete (só dos espaços que você enxerga)
CRM / Funis	Negociações com início, prazo ou "lembrar em"

A tarefa de quadro e a negociação só aparecem na Agenda: elas continuam morando no quadro e em Negócios. Clicar nelas abre a ficha delas, e elas não ganham os botões próprios de reunião, como Concluir e Reagendar.

O que dá para criar

O botão Nova atividade abre uma reunião ou ligação. A seta ao lado dele abre o menu O que você quer criar?:

Opção	O que cria
Atividade	Reunião, ligação ou outro tipo de atividade, com contato, responsável, colaboradores, lembretes e link do Google Meet
Tarefa	Uma tarefa sua, sem quadro: prazo, contato, prioridade, subtarefas e lembretes
Lembrete	Um lembrete seu, com data e hora
Tarefa em board	Uma tarefa num quadro de Workspaces que você escolhe
Card de CRM	Uma negociação no funil que você escolhe
Mensagem agendada	Uma mensagem para um contato, no canal escolhido, que sai sozinha no horário marcado
Campanha	Abre o construtor de Transmissões. A campanha criada não aparece na tela da Agenda

No celular, o botão + traz as mesmas opções. A Tarefa e o Lembrete criados assim são seus: o responsável é quem criou. Para dividir com a equipe, use Mover pra um board, dentro da própria tarefa.

Tipos de atividade. A reunião e a ligação nascem de um tipo de atividade. Reunião e Ligação já vêm prontos, e você cria outros (Consulta, Visita técnica, Demonstração) em Configurações → Agenda → Tipos de atividade, com o botão Novo tipo. Cada tipo define cor, ícone, Duração padrão, Prioridade padrão, Lembretes padrão, responsável e etiquetas padrão, Template de notas internas, se já vem com o Google Meet marcado (Permitir Google Meet neste tipo) e se espera gravação (Permitir upload de gravação). A Reunião vem com lembrete de 15 minutos antes, e a Ligação, de 10 minutos antes. Com o Google conectado, as duas também já vêm com o Google Meet marcado: se a ligação é por telefone, desligue Gerar link automaticamente antes de salvar, ou desmarque Permitir Google Meet neste tipo no tipo Ligação.

Como funciona

As visões

A barra do topo troca entre Dashboard, Lista, Mês, Semana, Dia e Timeline. No celular, ficam Lista, Dia e Mês.

Dashboard: saudação, os contadores Hoje, Atrasadas, Concluídas e Esta semana, e as listas Meu dia e Próximos 3 dias.
Lista: os itens agrupados por dia. Os concluídos ficam escondidos; o botão Feitos mostra de volta.
Timeline: uma linha do tempo com Agrupar (Space / Board, Responsável, Estágio, Tipo) e Ordenar (Prazo, Início, Prioridade, Título).

A visão que abre primeiro, o filtro inicial ("Tudo que tenho acesso", "Apenas meus eventos" ou "Eventos do meu time") e o dia em que a semana começa ficam em Configurações → Agenda → Geral.

Filtros

A lateral traz a Visão rápida (Meu dia, Atrasadas, Esta semana, Concluídas) e os filtros Tipo, Origem, Responsável, Time, Prioridade, Gravação & Meeting Intelligence e Valor (este só com a origem CRM / Funis marcada). Para guardar uma combinação, clique em salvar, em Filtros salvos, e dê um nome. Os filtros salvos são pessoais.

Lembretes para a equipe

No compromisso, na área Datas, a linha Lembr. tem o botão Adicionar (depois do primeiro lembrete, ele vira só um +). Escolha quanto tempo antes: 5 min, 15 min, 30 min, 1 hora, 2 horas, 3 horas, 1 dia ou 1 semana. Dá para ter vários lembretes no mesmo item.

Sem data, sem lembrete. O botão só funciona depois de preencher o início ou o prazo.
O lembrete acompanha a data. Mudou o horário, os lembretes mudam junto. Concluir, cancelar ou excluir o item cancela os lembretes que ainda não saíram.
Quem recebe: o responsável (ou todas as pessoas da equipe responsável) e quem criou. Os colaboradores recebem o convite e os avisos de mudança, mas não os lembretes.
Por onde chega: pela preferência de cada pessoa, em Configurações → Notificações. Os tipos são Lembrete de evento (compromissos da Agenda) e Lembrete de tarefa (tarefas de quadro e negociações). Por padrão, eles chegam no sino e por push, com o e-mail desligado. O push só chega no navegador ou celular em que a pessoa clicou em Ativar neste navegador.
Avisos automáticos: além dos lembretes que você cria, o Codewo avisa no horário de início de cada compromisso, inclusive tarefa e lembrete pessoais ("Evento prestes a começar"), e no prazo de tarefas de quadro e negociações ("Prazo da tarefa chegou").

O ciclo da reunião: em andamento, concluir e o que trava depois

Começou, fica Em andamento. Quando o horário chega, a reunião e a ligação passam sozinhas para Em andamento, em poucos minutos.
Não se concluem sozinhas. O horário passar não quer dizer que a reunião aconteceu. Ela fica em andamento até alguém clicar em Concluir. Só os eventos importados do Google fecham sozinhos, depois do horário de término.
Concluir pergunta o que aconteceu. O botão aparece depois que o horário de início chega, no cartão e dentro da reunião. A janela traz o Resultado (Realizada, Não compareceu, Remarcada ou Cancelada), as Anotações, a Duração real e a opção Criar follow-up vinculado.
A continuação fica ligada. Em Criar follow-up vinculado, escolha Tarefa, Lembrete, Ligação, Reunião ou Mensagem e a data. Tarefa e lembrete nascem ali mesmo. Ligação, reunião e mensagem abrem o formulário próprio, já com o contato e com "Continuação de:" apontando para a reunião.
Tarefa e lembrete concluem direto, sem perguntar resultado.
O que trava depois. Com a reunião em andamento, concluída ou cancelada, ficam travados a data, a duração, o responsável, os colaboradores, a prioridade, os lembretes, o Meet e o aviso ao contato: isso é o registro do que aconteceu. O título, a descrição, o contato, as etiquetas e as notas internas continuam editáveis, para você corrigir o nome e anotar o que foi conversado.

"Não compareceu" fica separado de "Realizada" no dado. Assim a falta do cliente vira número, e não se perde no meio das reuniões feitas.

Avisar o cliente

Na reunião ou na ligação, com um contato escolhido, abra Mais opções e ligue Notificar contato:

Canal: o canal pelo qual o cliente recebe. Se ele já conversou com você, a lista sugere o Último canal usado.
Mensagem (opcional): em branco, sai a mensagem padrão, que você confere na Pré-visualização.
Abrir atendimento ao notificar: ligado, reabre a última conversa (ou cria uma) e leva o atendimento para a Caixa de Entrada. Desligado, a mensagem vai para a última conversa, mesmo resolvida, sem reabrir.
Avisar contato nos lembretes: cada lembrete da linha Lembr. também é enviado ao cliente, no mesmo canal.
No WhatsApp oficial (Cloud), escolha o Template HSM (envio inicial), um modelo aprovado, e, se quiser, um Template HSM para lembretes. Fora da janela de 24 horas, o aviso sai pelo modelo. Dentro dela, sai como texto livre se você marcar Permitir texto livre dentro da janela 24h.

O aviso sai em três momentos: quando você salva o compromisso, quando reagenda (só se a data mudou de fato) e em cada lembrete, se você ligou essa opção. Nos outros canais, ele sai sempre como texto livre.

Google Agenda e Google Meet

Conecte a conta em Configurações → Integrações → Integrações Externas, no cartão Google Calendar & Meet. Dá para conectar mais de uma conta.

Link do Meet: na atividade, a seção Google Meet tem Gerar link automaticamente (com a escolha da conta, quando há mais de uma). A atividade vai para o Google Agenda com o link, e o botão Iniciar Meet aparece no topo dela. Reagendar ou cancelar aqui atualiza lá.
Só o que tem link do Meet vai para o Google. A atividade salva sem o Meet, a tarefa, o lembrete e a mensagem agendada ficam só no Codewo.
Trazer a agenda do Google: no cartão da conta, ligue Sincronizar eventos desta conta. Os eventos entram na Agenda como itens somente leitura (filtro Tipo Google Calendar), com Ver no Google para abrir o original. A sincronização roda de tempos em tempos, não na hora.

Na conversa com o cliente

O compromisso ligado a um contato aparece na conversa dele: o cabeçalho avisa os compromissos das próximas 24 horas, e o painel lateral lista a agenda do contato. As sugestões da IA Agendar reunião, Agendar follow-up e Criar tarefa abrem esses formulários já preenchidos, e quem salva é você. A atendente virtual pode oferecer ao cliente horários livres a partir da agenda, e quem confirma a marcação é a equipe.

Passo a passo: reunião com aviso ao cliente e retorno sobre a proposta

Cenário: Carla, vendedora, vai apresentar uma proposta ao cliente Rafael Souza, telefone (19) 99999-9999, na quinta às 10h. Ele deve receber a confirmação no WhatsApp e um lembrete na véspera. Depois da reunião, ela registra o resultado e já marca o retorno.

Na Agenda, clique em Nova atividade e escolha o tipo Reunião.
Título: "Apresentação da proposta". Início: quinta, 10:00. Duração: 1 hora.
Contato: Rafael Souza. Responsável: Carla.
Em Lembr., o lembrete de 15 minutos antes já veio do tipo Reunião. Clique no + ao lado dele e escolha 1 dia antes.
Se a empresa conectou o Google, confira na seção Google Meet se Gerar link automaticamente está ligado (o tipo Reunião já traz marcado).
Em Mais opções, ligue Notificar contato. Canal: o WhatsApp do cliente. No WhatsApp oficial, escolha o modelo aprovado de confirmação. Marque Avisar contato nos lembretes.
Salve. Rafael recebe a confirmação agora e um aviso na véspera e 15 minutos antes; Carla recebe os lembretes no sino e, se ativou o push, no navegador ou no celular.
Na quinta, às 10h, a reunião passa para Em andamento. Terminada a conversa, abra a reunião e clique em Concluir.
Resultado: Realizada. Anotações: "Pediu prazo de 30 dias e vai decidir com o sócio." Marque Criar follow-up vinculado, escolha Ligação, título "Retorno sobre a proposta", data: segunda, 14h.
Clique em Concluir. O formulário da ligação abre com o contato e a "Continuação de:" preenchidos. Confira e salve. Só então a reunião fica concluída.

Pegadinhas comuns

A reunião não se conclui sozinha. Ela fica em andamento até alguém clicar em Concluir. Reunião esquecida assim fica fora das métricas de realizada e de falta.
Depois que começou, a data não muda. Se a reunião não aconteceu e vai ser em outro dia, use Concluir → Remarcada e crie a continuação com a nova data. Para mudar a data, faça isso antes do horário de início.
Fechar o formulário da continuação sem salvar deixa a reunião aberta. A conclusão só vale junto com a continuação.
Lembrete que cairia no passado não dispara. Ele aparece em amarelo, com um alerta. Ajuste a data ou escolha um intervalo menor.
Colaborador não recebe lembrete. Recebe o convite e os avisos de mudança. Quem precisa do lembrete deve ser o responsável ou estar na equipe responsável.
"Avisar contato nos lembretes" vale para todos os lembretes do compromisso. Não dá para escolher um só. Se não quer que o cliente receba o de 15 minutos, deixe só os lembretes que ele deve receber.
"Notificar contato" só aparece com contato escolhido, e fica travado depois que a reunião começa.
No WhatsApp oficial, fora da janela de 24 horas, texto livre é recusado. Sem modelo aprovado escolhido, o aviso ao cliente que não falou com você nas últimas 24 horas não é entregue. O Instagram e o Messenger também limitam o envio a quem conversou com você há pouco tempo. Quando o canal recusa, o erro aparece na mensagem, dentro da conversa.
O link do Meet é gerado ao criar. Numa reunião já salva, a opção não pode mais ser ligada.
O filtro Tipo "Tarefas" mistura três coisas: a tarefa pessoal, a tarefa de quadro e a negociação com data. Para separar, use o filtro Origem.
Concluídos somem da Lista. Use o botão Feitos para vê-los.
A Agenda aceita dois compromissos no mesmo horário. Não há aviso de conflito.
Automações não criam nem leem compromissos. Não existe gatilho de compromisso marcado nem ação de agendar.

Boas práticas

Vincule o contato sempre que houver cliente. É o que liga o compromisso à conversa, permite avisar o cliente e junta o dossiê da reunião gravada à ficha dele.
Crie tipos de atividade para o que se repete. "Consulta" com 30 minutos e lembrete de 1 dia, "Visita técnica" com 2 horas e modelo de notas: menos campos para preencher e agenda mais uniforme.
Conclua com o resultado real. "Não compareceu" não é "Cancelada", e a diferença mostra onde o cliente falta.
Use a continuação para o próximo passo, e não uma tarefa solta: o histórico mostra de qual reunião ela nasceu.
Salve os filtros que você usa todo dia, como "Minhas ligações da semana".