Workspaces é onde a equipe organiza o trabalho que não é conversa nem venda: atas, processos, playbooks, onboarding de cliente, obra, pauta de reunião. Cada página é um documento escrito num editor de blocos e pode trazer, dentro dela, um quadro de tarefas, uma tabela com colunas do seu jeito ou uma janela para um funil de Negócios.
O que é
O menu Workspaces aparece quando o plano da empresa inclui o recurso e o cargo da pessoa tem permissão para vê-lo. O cargo também decide quem pode criar, editar e excluir.
A organização tem três níveis:
- Espaço: o contêiner de cima, como "Comercial", "Implantação" ou "Financeiro". É nele que se define quem vê.
- Páginas e pastas: a árvore da barra lateral, dentro de cada espaço.
- Conteúdo da página: texto, imagens, anexos e blocos de dados (Tarefas, Tabela Custom e janelas de funil).
Com uma página aberta, o menu principal do Codewo encolhe para ícones, para dar largura ao editor. No celular, a árvore vira uma gaveta.
Como funciona
Espaços e quem vê o quê
No topo da barra lateral fica o seletor de espaços. Para criar um, abra o seletor e clique em Criar Workspace; para ajustar um existente, use o ícone de configurações ao lado do nome. O espaço tem nome, ícone, cor e visibilidade:
| Visibilidade | Quem vê |
|---|---|
| Todos | A empresa inteira |
| Privado | Só você |
| Times | As equipes escolhidas |
| Agentes | As pessoas escolhidas |
- A visibilidade mora só no espaço. Páginas, pastas, quadros, tarefas e comentários herdam a regra dele. Página não tem visibilidade própria: para restringir, crie um espaço separado.
- Quem criou o espaço sempre o vê.
- Só pode ser responsável ou mencionado quem enxerga o espaço. Os seletores já mostram só essas pessoas, e o Codewo recusa uma menção a alguém de fora ("Quem foi mencionado não pode ver este quadro.").
- As tarefas com data aparecem na Agenda de quem enxerga o espaço.
Páginas e pastas
O botão Novo (na barra lateral e no topo da página) oferece:
| Opção | O que cria |
|---|---|
| Nova Página | Uma página em branco, com o editor |
| Nova Pasta | Uma pasta para agrupar páginas |
| Importar documento | Uma página a partir de um arquivo (veja abaixo) |
| Board de Tarefas | Uma página que é um quadro de tarefas |
| CRM de Vendas / CRM de Leads | Uma página com um funil novo de Negócios |
Arraste itens na árvore para reordenar ou para colocá-los numa pasta. O menu de cada item tem Renomear, Duplicar, Propriedades (ícone, nome e cor), Remover da pasta, Arquivar e Mover para lixeira. No topo da página, dá para acrescentar Descrição, Aliases, Capa e Etiqueta, escolher a largura (Normal, Largo ou Tela cheia) e marcar como Favorito.
O texto é salvo sozinho enquanto você escreve.
O editor e o menu "/"
Digite / numa linha em branco para abrir o menu de blocos:
| Grupo | Blocos |
|---|---|
| Básico | Parágrafo, Heading 1, Heading 2, Heading 3 |
| Listas | Bullet List, Numbered List, Checklist |
| Blocos | Citação, Destaque, Code Block, Tabela, Divisor |
| Conteúdo & Mídia | Imagem, Anexo, YouTube, Contato, Contato (ficha), Emoji |
| Avançado | 2, 3 ou 4 Colunas, Toggle (bloco recolhível) |
| CRM | CRM Vendas, CRM Leads, Tabela Custom, Tarefas |
- Tabela é uma tabela de texto dentro da página: dá para arrastar linhas e colunas e colar um trecho copiado de uma planilha.
- Anexo aceita arquivos de até 50 MB, com prévia (a primeira página do PDF, o texto, o áudio ou o vídeo).
- Contato coloca um cliente na página como um nome clicável no meio do texto; Contato (ficha) mostra um quadro com os dados dele.
- Os blocos do grupo CRM são blocos de dados, explicados a seguir.
Tarefas
O bloco Tarefas (ou a página Board de Tarefas) é um quadro com as colunas A Fazer, Em Andamento, Em Revisão e Concluído. Os botões no topo trocam entre Kanban, Tabela e Lista, e o menu ... do quadro tem Configurações (para renomear, reordenar e criar colunas), Importar CSV, Arquivar board e Excluir board.
Cada tarefa tem:
- Status (a coluna), Datas (Início, Prazo e lembretes na linha Lembr.), Responsável (uma pessoa ou uma equipe) e Prioridade;
- título, descrição (com o mesmo menu / do editor) e Subtarefas, com o progresso no cartão;
- os compromissos ligados a ela, anexos e o histórico de mudanças;
- comentários com @ para mencionar alguém (Ctrl+Enter envia).
O responsável e quem é mencionado recebem os avisos do grupo Tarefas (atribuída, menção, lembrete, prazo chegou, atrasada, prioridade urgente, concluída, status alterado e comentário), pelos canais que cada um escolheu em Configurações → Notificações.
Tabela Custom
A Tabela Custom é uma planilha dentro da página, com as colunas que você definir. Ela já nasce com três colunas (Nome, Descrição e Status), que você pode renomear ou apagar, e você edita cada célula direto. Em ... → Configurações (painel Colunas da Tabela), use Adicionar coluna, renomeie e escolha o tipo. São 13 tipos:
| Tipo | Para quê |
|---|---|
| Texto, Número, Data, Moeda | Valores comuns |
| Seleção | Uma lista de opções (status, categoria) |
| Checkbox | Sim ou não |
| URL, E-mail, Telefone | Contatos e links, clicáveis |
| Responsável, Agente | Uma pessoa da equipe |
| Equipe | Uma equipe |
| Contato | Um cliente cadastrado em Contatos |
A Tabela Custom não tem coluna de título fixa: todas as colunas são definidas por você, e a linha pode ficar com células em branco.
Janela de funil (CRM Vendas e CRM Leads)
CRM Vendas e CRM Leads criam um funil novo em Negócios e colocam na página uma janela para ele, com as mesmas visões do quadro de Negócios. A janela não é dona do funil: as negociações continuam em Negócios, e a cópia de uma página duplicada mostra o mesmo funil. Tudo sobre funis e negociações está em Funis, etapas e motivos de perda.
Importar documento e planilha
Documento para página. Em Novo → Importar documento, escolha o arquivo. O Codewo converte o conteúdo numa página editável e guarda o arquivo original. Formatos aceitos: PDF, Word (.docx), ODT, TXT, CSV, Markdown, HTML, JSON e XML, com até 50 MB.
Planilha para um quadro ou tabela. No menu ... do bloco Tarefas ou da Tabela Custom, clique em Importar CSV. O caminho tem três passos:
- Arquivo: arraste o arquivo CSV. A opção A primeira linha é o cabeçalho vem marcada. No Excel ou no Google Planilhas, use Salvar como ou Exportar em CSV.
- Mapear colunas: diga a que campo corresponde cada coluna da planilha. Nas Tarefas, os destinos incluem título, descrição, status, prioridade, datas, responsável (pelo e-mail ou pelo nome), equipe, subtarefas e comentários. O status é casado pelo nome da coluna do quadro; sem correspondência, a tarefa entra na coluna padrão que você escolher. Na Tabela Custom, cada coluna da planilha aproveita a coluna de mesmo nome ou vira uma coluna nova, com o tipo sugerido pelos valores (você pode trocar).
- Revisar e importar: confira a prévia e clique em Importar. Nas Tarefas, linha sem título fica de fora.
A importação cria até 500 linhas por vez. Uma linha com erro é pulada e aparece na lista de erros, e o resto entra.
Favoritos, etiquetas, arquivados e lixeira
No pé da barra lateral ficam quatro visões:
- Favoritos: as páginas que você marcou com a estrela. É pessoal.
- Etiquetas: as páginas por etiqueta, com filtro.
- Arquivados: páginas que saíram da árvore. Elas abrem com a faixa "Esta página está arquivada" e o botão Desarquivar.
- Lixeira: páginas excluídas, com Restaurar e Excluir permanentemente. Restaurar devolve a página inteira, com quadros, tarefas e tabelas. A lixeira não se esvazia sozinha.
Imprimir e exportar
No topo da página, o ícone de impressora (Imprimir página) abre a versão de impressão numa aba nova, já com a janela de impressão do navegador; para ter um PDF, escolha salvar como PDF ali. O ícone ao lado, Exportar, oferece PDF, Markdown, HTML, JSON e Texto. Os quadros e as tabelas saem desdobrados na impressão.
Passo a passo: uma página de implantação de cliente
Cenário: uma agência quer um roteiro de implantação para cada cliente novo, visível só para a equipe de Implantação.
- No seletor de espaços, clique em Criar Workspace. Nome: "Implantação". Visibilidade: Times, marcando a equipe Implantação.
- Em Novo → Nova Página, crie "Implantação: Padaria Modelo".
- Escreva o roteiro com / → Heading 2 e Checklist: acessos recebidos, canais conectados, equipe treinada.
- Digite / → Contato (ficha) e escolha o cliente, para ter telefone e e-mail à mão.
- Digite / → Tarefas. Crie "Conectar o WhatsApp", com Responsável Ana, Prazo na sexta e lembrete de 1 dia antes.
- Num comentário da tarefa, escreva "@Bruno, confere o número (19) 99999-9999 com o cliente?" e envie com Ctrl+Enter. Bruno recebe o aviso de menção.
- Para o próximo cliente, use Duplicar na árvore, renomeie a cópia e ajuste as tarefas: a cópia leva o texto, o quadro e as tarefas junto.
Pegadinhas comuns
- Página não tem visibilidade própria. Quem vê o espaço vê todas as páginas dele. Conteúdo restrito vai num espaço separado.
- Tirar um bloco da página não passa pela lixeira. Ao remover um quadro de Tarefas ou uma Tabela Custom de dentro de uma página (inclusive pelo Excluir board), o bloco some da página e não há como trazê-lo de volta pela tela. As tarefas com data que estavam nele ainda podem aparecer na Agenda. Antes de tirar um quadro, conclua ou exclua as tarefas dele; se o conteúdo ainda pode servir, mova a página inteira para a lixeira, que guarda tudo. Só a janela de funil é diferente: removê-la não apaga nenhuma negociação.
- Arquivar não é controle de acesso. Arquivar tira a página da árvore e a marca como arquivada. Para decidir quem vê e quem edita, use a visibilidade do espaço e as permissões do cargo.
- Duplicar uma página com Tabela Custom não copia as colunas da tabela. A cópia recebe as linhas, mas a tabela nasce sem colunas, e os valores não aparecem. Tarefas e janelas de funil duplicam normalmente (a janela da cópia mostra o mesmo funil).
- Para excluir um espaço, ele precisa estar vazio. Mande as páginas para a lixeira: página arquivada ainda conta. E o último espaço que você vê não pode ser excluído.
- A planilha tem teto de 500 linhas por importação. Divida arquivos maiores.
- PDF escaneado não importa. O Codewo lê o texto do arquivo e não faz leitura de imagem: um PDF que é só foto é recusado. Imagem solta e o Word antigo (.doc) também não entram; salve como .docx.
- A importação de planilha não avisa ninguém. Tarefas criadas por importação não disparam aviso de atribuição nem de menção.
- Automações não mexem em tarefas. Não existe gatilho nem ação de tarefa de quadro nas Automações.
Boas práticas
- Um espaço por área ou por nível de sigilo. "Comercial", "Implantação", "Diretoria". Menos espaços, com regra clara, dá menos surpresa.
- Monte uma página modelo e duplique. Roteiro de implantação, ata de reunião, diário de obra: ajuste uma vez e reaproveite.
- Dê prazo e responsável às tarefas. É o que faz a tarefa aparecer na Agenda e gerar os avisos certos.
- Use etiquetas nas páginas para achar depressa o que atravessa espaços ("Cliente em implantação", "Processo").
- Arquive o que acabou, em vez de excluir: a página sai da árvore e continua consultável.