Pedidos: registrar a venda, etapas e entrega

O pedido é o registro da venda fechada: o que o cliente levou, quanto já pagou, quanto falta e como a mercadoria chega até ele. Todos ficam em Negócios → Pedidos, e cada um tem uma página própria com itens, pagamento, entrega, nota fiscal e observações.

O que é

Negociação, proposta e pedido são três coisas diferentes:

	O que é	Onde vive
Negociação	O assunto que está sendo conversado	Numa etapa do funil
Proposta	O documento que o cliente lê e aprova	No link que o cliente abre
Pedido	A venda fechada, com entrega e dinheiro	Em Negócios → Pedidos

O funil termina em ganho ou perda. Tudo o que vem depois (separar, entregar, receber) acontece no pedido, e não em colunas do funil.

Um pedido nasce por um destes caminhos:

Caminho	O que acontece
Proposta aceita	O cliente aprova pelo link, ou a equipe registra o aceite. O pedido nasce com as linhas e os valores da proposta, a condição de pagamento e as parcelas dela
Negociação ganha	Uma negociação com produtos vai para a etapa de ganho do funil. O pedido leva as linhas do card e a condição de pagamento padrão
Venda pela conversa	Na Caixa de Entrada, o botão Registrar venda (ícone de carrinho) do cabeçalho da conversa abre uma venda rápida, sem sair do atendimento
Novo pedido	Em Negócios, Novo → Pedido registra a venda que não passou pelo funil nem por uma conversa, como a de balcão
Integrações	Pedidos que chegam pela API ou pela integração com o Bling. Os do Bling trazem o selo da integração e o número de lá
Repetição	O pedido de cada ciclo de uma venda que se repete (veja abaixo)

O Codewo não deixa o mesmo fato virar duas vendas: a proposta aceita, a negociação ganha e o pedido importado geram um pedido só, mesmo que o aceite ou a importação cheguem duas vezes.

Como funciona

Quatro perguntas, cada uma no seu campo

O pedido não tem um "status" único. Ele responde quatro perguntas diferentes:

Campo	Responde	Valores
Situação	A venda vale?	Rascunho, Confirmado, Cancelado
Pagamento	Quanto já entrou?	Em aberto, Parcialmente pago, Pago, Pago a maior
Entrega	Onde está a mercadoria?	A enviar, Em preparação, Pronto, Enviado, Em transporte, Entregue, Cancelada
Etapa	Em que passo de trabalho da equipe ele está?	As etapas que a sua empresa cadastrou

Situação, pagamento e entrega são listas fixas porque os números da empresa dependem delas: "Vendido no mês" soma pedidos confirmados, "Recebido no mês" soma os pagamentos registrados e "Entregas atrasadas" olha a entrega. O pagamento nunca é digitado: ele sai das parcelas e dos recebimentos. A etapa é livre justamente porque nenhum desses números depende dela.

Os pedidos criados pelas telas já nascem Confirmado. Por isso a tela só mostra o selo de situação quando ele foge disso (rascunho ou cancelado).

A faixa de progresso

No topo da página do pedido, uma faixa mostra três marcos lado a lado: a venda (com a data), o pagamento (com quanto falta) e a entrega (com a previsão e um traço para cada degrau). Eles não formam uma fila: entregar antes de receber é normal na venda a prazo, e a faixa mostra os dois sem exigir uma ordem. Parcela vencida e entrega atrasada aparecem em vermelho.

Etapas do pedido

A etapa é o passo de trabalho da sua equipe. Toda empresa começa com quatro, que você renomeia, reordena ou troca em Configurações → Vendas → Etapas do pedido:

Etapa padrão	O que marca na entrega
Novo	Nada. É onde o pedido nasce
Em separação	Em preparação
Pronto	Pronto
Entregue	Entregue. O pedido sai do quadro "Por etapa"

Na configuração, cada etapa pode marcar um degrau da entrega ou ficar em "Não marca entrega". Quando o pedido entra numa etapa que marca, a entrega muda junto. O inverso também vale, só para a frente: marcar a entrega leva a etapa até a última que marca aquele degrau ou um anterior. Nas etapas padrão, marcar "Enviado" deixa o pedido em Pronto, porque nenhuma etapa marca o envio. A entrega nunca faz a etapa voltar.

Na página do pedido, a linha Etapa mostra a sequência: o que ficou para trás aparece marcado, a atual fica destacada, e clicar numa etapa move o pedido para ela. Ao lado aparece há quantos dias ele está ali.

Em Negócios → Pedidos, a visão Por etapa mostra um quadro com uma coluna por etapa. Arraste o card para mudar a etapa. A partir de 3 dias parado, o card mostra há quantos dias está naquela etapa. Pedidos entregues, cancelados ou numa etapa final saem do quadro e continuam na Lista.

Modo de entrega

Todo pedido tem um Modo de entrega, escolhido na criação e editável no card Entrega:

Modo	Esteira	Campos extras
Retirada na loja	A enviar → Em preparação → Pronto para retirada → Entregue	Nenhum. Não há endereço, envio nem transporte, e a data final aparece como "Retirado em"
Entrega própria	A enviar → Em preparação → Pronto para envio → Enviado → Em transporte → Entregue	Endereço de entrega
Transportadora	A mesma da entrega própria	Endereço, Transportadora, Código de rastreio e Link de acompanhamento

Para avançar, use o botão principal do card, que já mostra o próximo passo (por exemplo, Marcar como em preparação). Os saltos ficam em Pular para…: quem entrega na hora vai direto de "A enviar" para "Entregue". A data real (pronto, enviado, entregue) é registrada no clique. Na retirada, o pedido que vai de Pronto para Entregue não ganha data de envio: venda de balcão não conta como remessa.

Sem endereço, entrega própria e transportadora mostram o aviso "Sem endereço de entrega.". Se o cadastro do cliente tem endereço, Usar endereço do cliente copia e deixa editar; senão, use Informar endereço. O endereço do pedido pode ser outro (uma obra, uma filial) sem mexer no cadastro. O campo Observação da entrega guarda horário, portaria e quem vai receber.

Campos do pós-venda

Campo	Onde fica	Para que serve
Cliente	Faixa de cima	Opcional. A venda de balcão pode ficar sem cliente e ganhar um depois
Data da venda	Faixa de cima	É a data que conta nos filtros de período e no "Vendido no mês". No Novo pedido, vem preenchida com a data de hoje
Responsável	Faixa de cima	Quem cuida do pedido
Previsão	Card Entrega	Passou da previsão sem entregar, o pedido aparece como "Atrasada"
Nota fiscal	Card Nota fiscal	Registrar nota guarda número, série, data de emissão, link do DANFE e chave de acesso (44 dígitos)
Observação interna	Fim da página	Só a equipe vê. Sai na ficha de produção
Observação para o cliente	Fim da página	Sai no pedido impresso e pode entrar nos avisos ao cliente

Os campos gravam sozinhos quando você sai deles.

Editar itens e estoque

Enquanto o pedido não está cancelado, quem tem a permissão Editar pedidos muda quantidade, preço e desconto das linhas, acrescenta e remove itens, e organiza as linhas em grupos (no pedido, o grupo só organiza; "escolha uma" existe apenas na proposta). O nome e o preço de tabela do produto ficam como estavam no dia da venda: reajustar o catálogo depois não reescreve o pedido.

Para produto com controle de estoque, o estoque baixa quando o pedido nasce. Mudar a quantidade de uma linha move o estoque pela diferença, e cancelar o pedido devolve o que saiu. Estoque controlado pelo Bling não se mexe por aqui.

Se o total do pedido mudar, as parcelas se ajustam sozinhas. Veja Pagamentos, parcelas e "A receber".

Cancelar

Cancelar pedido, no topo da página, pede um motivo opcional. O pedido sai do faturamento e dos relatórios, mas continua no histórico do cliente. O estoque volta, a entrega é encerrada e, se o pedido se repetia, a repetição para. Se a venda veio de uma negociação, o card do funil continua em Ganho: mudar a negociação é outro gesto.

Pedido com pagamento registrado pede uma confirmação a mais ("Sim, quero cancelar mesmo assim"), porque cancelar não estorna o dinheiro. Pedido cancelado não se edita.

Pedidos que se repetem

No Novo pedido, o campo Repetir oferece Não repete, Todo mês, A cada 3 meses, A cada 6 meses e Todo ano. O pedido vira o contrato: a cada vencimento, o Codewo cria sozinho um pedido novo com as mesmas linhas, os mesmos preços e frete. Se o pedido original tem uma condição de pagamento cadastrada, o novo recebe as parcelas dela, contadas da data do ciclo. Uma venda feita em 31 de janeiro repete em 28 de fevereiro, e não em 3 de março. Esses pedidos aparecem com a origem "Recorrência".

A repetição não cobra ninguém: ela cria o pedido, e a cobrança segue como você já faz.

A lista de pedidos

Em Negócios → Pedidos, quatro números abrem a tela:

Vendido no mês: soma dos pedidos confirmados com data da venda no mês, com a quantidade de pedidos e o ticket médio.
Recebido no mês: soma dos pagamentos registrados no mês, sem os estornados, seja o pedido deste mês ou de antes.
A entregar: pedidos ainda não entregues.
Entregas atrasadas: clique no número para filtrar só esses.

Os filtros ficam numa linha: busca por número ou cliente, Situação, Entrega, Modo, Pagamento, Vencidos (pedidos com parcela vencida), Data, Responsável (quando mais de uma pessoa tem pedido) e Origem (quando a empresa tem integração). A visão troca entre Lista, Por etapa e A receber.

A lista e os quatro números respeitam o que o seu cargo pode ver: todos os pedidos, os da equipe ou só os seus. O pedido de um cliente que não está no seu alcance aparece com o nome "Contato privado".

Passo a passo: venda de balcão com retirada

Cenário: um cliente passa na loja, encomenda duas almofadas sob medida, paga metade agora e retira na sexta-feira.

Em Negócios, clique em Novo → Pedido.
Em Cliente, busque o contato. Se ele não tem cadastro, deixe vazio: é venda de balcão.
Clique em Adicionar produto e escolha o item no catálogo. Ajuste quantidade, preço e desconto se precisar.
Em Modo de entrega, escolha Retirada na loja. Em Entregar até, a sexta-feira.
Em Condição de pagamento, escolha Definir depois: a divisão "metade agora, metade na retirada" se monta na página do pedido.
Clique em Registrar pedido. O pedido nasce Confirmado, na etapa Novo.
Na página do pedido, no bloco Pagamento, marque "A última parcela vence na retirada/entrega" e clique em 2×. Depois clique em Receber na primeira parcela para registrar o sinal.
No card Entrega, clique em Marcar como em preparação quando a produção começar e, quando as almofadas ficarem prontas, em Marcar como pronto para retirada. Se pular a preparação, o mesmo botão está em Pular para…. A etapa vai junto para Pronto, e a parcela da retirada passa a vencer naquele dia.
Quando o cliente buscar, clique em Marcar como entregue e registre o recebimento do saldo.

Pegadinhas comuns

Cancelar não estorna o dinheiro. O valor registrado continua como recebido. Se ele precisa ser devolvido, estorne o lançamento no bloco Pagamento antes de cancelar: depois do cancelamento, a página do pedido não mostra mais o botão de estorno.
Pedido cancelado não volta. Não há como reabrir pela tela. Se foi engano, registre um pedido novo.
O card do funil não acompanha o cancelamento. A negociação continua em Ganho até alguém movê-la.
O Codewo não emite nota fiscal. O card Nota fiscal registra a nota emitida no seu sistema fiscal, para quem atende ter número, chave e DANFE à mão.
Frete e rastreio são digitados. Não há integração com transportadora nem cálculo de frete: o valor do frete e o código de rastreio são os que você informa.
A data que vale é a Data da venda, não o dia em que o pedido foi digitado. Venda de ontem registrada hoje precisa da data corrigida para cair no mês certo.
A repetição não aparece na página do pedido. Hoje não há botão para pausar ou encerrar a repetição: ela para quando o pedido original é cancelado, o que também o tira do faturamento.
Negociação ganha sem proposta gera pedido sem seções. Os grupos de linhas só passam para o pedido quando ele nasce de uma proposta aceita.
Pedido criado pela API nasce sem parcelas. Aplique a condição de pagamento na página do pedido.
Arrastar no quadro "Por etapa" exige as permissões Registrar vendas e Editar pedidos. Sem elas, os cards abrem o pedido, mas não se movem. Nos cargos padrão, registrar e editar pedidos começa em Gerente, e cancelar, em Administrador; a sua empresa pode ter mudado isso em Cargos e permissões.

Boas práticas

Ajuste as etapas ao seu processo real antes de começar e deixe marcando a entrega só as que correspondem a um fato (separando, pronto, entregue).
Escolha o modo de entrega certo na criação: é ele que decide quais botões e campos aparecem, e quais avisos automáticos fazem sentido.
Use a observação interna para a produção e a observação para o cliente para o que ele deve ler. Um campo para os dois públicos é como uma anotação interna chega ao cliente.
Registre a nota fiscal assim que ela for emitida: é o que o financeiro do cliente pede por telefone.