Cada pedido responde três perguntas sobre dinheiro: quanto foi vendido, quanto já entrou e quanto falta, parcela por parcela. As parcelas nascem da condição de pagamento, e cada recebimento é registrado à mão, no próprio pedido. A visão A receber junta o que está em aberto em todos os pedidos.
O que é
- Condição de pagamento: a regra combinada com o cliente ("30/60/90", "Entrada + 30 dias"). Fica cadastrada em Configurações → Vendas → Condições de pagamento e é ela que gera as parcelas.
- Parcela: o que foi combinado. Tem número, vencimento, forma e valor.
- Recebimento: o que aconteceu. Cada valor que entra é um lançamento, ligado a uma parcela.
Separar o combinado do acontecido é o que faz "pagou R$ 200 dos R$ 500" ser só uma conta. A situação de pagamento do pedido (Em aberto, Parcialmente pago, Pago ou Pago a maior) nunca é digitada: ela sai da soma dos recebimentos válidos.
Venda à vista também é parcela: uma só, vencendo no dia.
Como funciona
Condições de pagamento
Toda empresa começa com quatro condições, que você edita, reordena ou tira da lista:
| Condição | Parcelas | Sobre uma venda de R$ 1.000 |
|---|---|---|
| À vista (padrão) | 1 | R$ 1.000,00 no dia, no PIX |
| Boleto 30 dias | 1 | R$ 1.000,00 em 30 dias, no boleto |
| Entrada + 30 dias | 2 | R$ 500,00 no dia e R$ 500,00 em 30 dias |
| 30/60/90 | 3 | R$ 333,33 em 30 dias, R$ 333,33 em 60 e R$ 333,34 em 90, no boleto |
Cada condição tem Parcelas (até 36), 1ª em (dias), Intervalo (dias), Entrada (%) e Forma (ou "Escolher na baixa"). Embaixo de cada uma, a linha "Em R$ 1.000:" mostra as datas e os valores que ela gera, para você conferir antes de salvar. A estrela marca a condição padrão, que já vem escolhida na proposta e no pedido novos. Salvar exige a permissão Editar pedidos.
Regras que valem sempre:
- A entrada é a primeira parcela. "50% + 30 dias" são duas parcelas. Condição com entrada precisa de pelo menos duas parcelas: a segunda leva o saldo.
- Os prazos são em dias corridos, contados da data da venda, como o cliente conta.
- O centavo que sobra vai na última parcela, para a soma fechar exatamente com o total.
- O nome fica gravado no documento. Renomear "30/60/90" depois não muda o que já foi combinado com o cliente.
De onde vêm as parcelas do pedido
| Como o pedido nasceu | Parcelas |
|---|---|
| Proposta aceita | As da condição escolhida na proposta. Proposta sem condição gera pedido sem parcelas |
| Novo pedido | As da condição escolhida no campo Condição de pagamento. A padrão já vem marcada; Definir depois deixa o pedido sem parcelas |
| Negociação ganha e venda pela conversa | As da condição padrão |
| Repetição | As da condição do pedido original, contadas da data do ciclo. Se o original não tinha condição cadastrada, o novo nasce sem parcelas |
| Pela API | Nenhuma |
| Pelo Bling | As que vieram de lá |
O bloco Pagamento
Na página do pedido, o bloco Pagamento mostra no topo Total da venda, Recebido e Saldo (com o próximo vencimento). Abaixo vem a tabela de parcelas: Parcela, Vencimento, Forma, Valor, Recebido e Saldo. Parcela paga mostra "quitada".
Pedido sem parcelas mostra "Nenhuma condição de pagamento definida." e oferece três jeitos de montar o plano:
- um botão para cada condição cadastrada;
- a Forma e os atalhos À vista, 2×, 3×, 6× e 12×, que dividem em partes iguais com a primeira vencendo hoje e as outras a cada 30 dias;
- Outra, onde você escolhe Parcelas, 1ª vence em (dias), Intervalo (dias) e Forma, e clica em Gerar parcelas.
Para trocar um plano que já existe, use Refazer plano, acima da tabela.
Registrar um recebimento
- Na linha da parcela, clique em Receber.
- O Valor recebido já vem com o saldo da parcela. Para receber só uma parte, digite o valor menor.
- Escolha a Forma (PIX, boleto, dinheiro, cartão e outras).
- Em Identificação (opcional), anote o número do comprovante ou do boleto.
- Clique em Registrar.
O lançamento aparece logo abaixo da parcela, com a data e a identificação, e a situação do pedido se atualiza sozinha. O mesmo registro pode ser feito pela visão A receber, no botão Registrar recebimento.
Como os valores se distribuem:
- Baixa parcial é só um valor menor que a parcela: ela continua com saldo, e o pedido fica Parcialmente pago.
- Cada recebimento quita primeiro a parcela em que foi registrado. Se o cliente adiantou a parcela 3, registre na parcela 3: a 1 e a 2 continuam em aberto, e as cobranças continuam sabendo qual falta.
- Pagou a mais: o que passar da parcela cobre as outras parcelas em aberto, a começar pela que vence primeiro. Se o total recebido passar do total do pedido, ele fica Pago a maior.
- Estorno: o ícone de desfazer ao lado do lançamento pede um motivo opcional e confirma em Estornar. O lançamento continua visível, riscado e marcado "estornado", e a parcela volta a ficar em aberto. Nada é apagado.
Sinal agora, saldo na retirada
Na venda sob encomenda, o saldo costuma ser pago quando o cliente busca a mercadoria, e não numa data. Para montar isso:
- No bloco Pagamento, marque "A última parcela vence na retirada/entrega, não numa data".
- Clique num atalho (por exemplo, 2×) ou em Outra.
Na página do pedido, a última parcela passa a mostrar "Na retirada/entrega" no vencimento. Ela fica fora da cobrança automática e não aparece como vencida no pedido enquanto ele não estiver pronto. Quando a entrega é marcada como Pronto (ou direto como Entregue), o vencimento passa a ser aquele dia, e a parcela entra na fila de cobrança. Com À vista e a caixa marcada, o valor inteiro vence na retirada.
Quando o total do pedido muda
Acrescentar um item, mudar o frete ou dar desconto depois de as parcelas existirem ajusta o plano sozinho:
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Nada pago ainda | O plano é refeito sobre o total novo. Se o pedido tem uma condição gravada (o nome dela aparece ao lado do título Pagamento), é ela que gera as parcelas de novo, mesmo que o plano atual tenha sido montado pelos atalhos. Sem condição gravada, as datas e formas ficam e o total novo é dividido em partes iguais entre as parcelas |
| Já há pagamento | Os recebimentos não mudam. A diferença vai para a última parcela em aberto. Se tudo já estava pago e o pedido cresceu, nasce uma parcela de ajuste vencendo hoje. Se o total caiu, as parcelas em aberto diminuem, da mais distante para a mais próxima |
Exemplo: pedido de R$ 1.000 com sinal de R$ 500 pago. O cliente acrescenta um item de R$ 300. A segunda parcela passa de R$ 500 para R$ 800, e o pedido continua Parcialmente pago, com saldo de R$ 800.
Se o total cair mais do que o que ainda estava em aberto, a tela avisa que a soma das parcelas não bate mais com o total, porque a parte já paga não pode ser reduzida.
"A receber"
Em Negócios → Pedidos, a visão A receber junta as parcelas em aberto de todos os pedidos que você pode ver, em quatro grupos:
| Grupo | O que entra |
|---|---|
| Vencidas | Parcelas com saldo e vencimento já passado |
| Vencem hoje | Parcelas que vencem no dia |
| Próximos 7 dias | Parcelas que vencem na próxima semana |
| Depois | O resto |
Cada linha mostra o cliente, o pedido e a parcela, o vencimento, a forma e o saldo, com dois botões: Cobrar (abre o "Avisar o cliente" daquele pedido) e Registrar recebimento. Pedido cancelado não entra.
O mesmo dinheiro em aberto aparece em outros lugares:
- o filtro Vencidos na lista de pedidos;
- o cartão A receber na aba Tudo de Negócios, com o total em aberto e quanto dele já venceu;
- o bloco Compras no painel do contato, ao lado da conversa na Caixa de Entrada: o campo Em aberto mostra quanto o cliente deve e fica vermelho quando há parcela vencida.
"Vencida" é calculado na hora: ninguém precisa marcar a parcela.
Passo a passo: 30/60/90 com parcela adiantada
Cenário: venda de R$ 3.000 em 30/60/90. No dia 20, o cliente paga a terceira parcela adiantada, por PIX.
- Abra o pedido. Se ele nasceu de uma proposta com 30/60/90, as parcelas já estão lá. Se ele está sem parcelas, clique no botão 30/60/90 do bloco Pagamento. Se nasceu com outra condição (a padrão costuma ser À vista), clique antes em Refazer plano.
- Confira a tabela: três parcelas de R$ 1.000,00, vencendo em 30, 60 e 90 dias.
- Na linha da parcela 3, clique em Receber.
- Mantenha R$ 1.000,00, escolha PIX e anote o número do comprovante em Identificação.
- Clique em Registrar. A parcela 3 fica "quitada", a 1 e a 2 continuam em aberto, e o pedido fica Parcialmente pago, com saldo de R$ 2.000,00.
- Para entregar um recibo, clique no ícone de impressora ao lado do lançamento.
Pegadinhas comuns
- A baixa é sempre manual. Nenhum banco ou provedor de pagamento dá baixa sozinho no Codewo: alguém da equipe registra o recebimento. O PIX que caiu na conta só aparece no pedido depois do Receber.
- A data do recebimento é o dia do registro. Não há campo para outra data: registre no dia em que o dinheiro entrou, para o "Recebido no mês" bater com o extrato.
- Não é contas a pagar nem fluxo de caixa. O módulo controla o que os seus clientes devem a você.
- O widget "Faturamento" dos painéis soma o vendido, não o recebido. Para o que entrou, use o cartão Recebido no mês da aba Pedidos.
- Refazer o plano com pagamento registrado é recusado. Estorne os lançamentos antes e depois refaça.
- O saldo na retirada não vem da condição cadastrada. O botão da condição gera parcelas com data. Para a última vencer na retirada, marque a caixa e use um atalho ou Outra.
- A parcela da retirada tem uma data provisória. Só a página do pedido mostra "Na retirada/entrega". A visão A receber, o filtro Vencidos, o cartão A receber e o bloco Em aberto do contato usam a data do plano até o pedido ficar pronto e, se essa data passar, contam a parcela como vencida. O pedido impresso também mostra essa data provisória. A cobrança automática, essa, espera.
- Mudar o total antes do primeiro pagamento refaz o plano. Um plano montado pelos atalhos ou por Outra pode voltar a ser o da condição gravada no pedido, e a marca "Na retirada/entrega" se perde. Depois de mudar itens, frete ou desconto num pedido ainda sem pagamento, confira o bloco Pagamento e, se precisar, use Refazer plano.
- Pedido criado pela API nasce sem parcelas. Monte o plano na página do pedido.
- Cancelar o pedido não estorna. Estorne antes de cancelar, se o dinheiro precisa ser devolvido.
- Estornar muda o "Recebido no mês". O cartão deixa de contar o lançamento estornado.
Boas práticas
- Cadastre só as condições que você realmente usa e marque a mais comum como padrão: ela já vem escolhida em cada proposta e pedido.
- Use a Identificação para o número do comprovante. Na conferência com o extrato, é o que liga um lançamento ao outro.
- Abra a visão A receber todo dia de manhã: as Vencidas e as que vencem hoje são a lista de cobrança do dia.
- Deixe a cobrança repetitiva com as automações ("Lembrar da parcela que vai vencer", "Cobrar a parcela vencida"), em Avisos automáticos, e use o Cobrar manual para os casos pontuais.