O estoque do Codewo conta o saldo de cada variação de produto, baixa sozinho quando um pedido é confirmado e devolve quando ele é cancelado. Para começar com o catálogo que você já tem em outro sistema, a importação por planilha traz os produtos de uma vez e pode ser desfeita em até 48 horas.
O que é
São duas ferramentas do Catálogo:
- Estoque por variação. O saldo mora em cada variação, porque o que acaba é a camiseta M azul, não "camiseta". Cada variação decide se controla estoque ou não: um serviço, por exemplo, não controla.
- Importação por planilha. Você sobe um arquivo CSV com os seus produtos, diz qual coluna é qual, e o sistema cria ou atualiza o Catálogo.
Como funciona o estoque
- O controle é ligado por variação, na coluna Estoque da grade do produto, com a caixa controlar.
- O saldo é lançado como contagem: você informa quantas unidades existem agora, e não quantas entraram ou saíram. O sistema calcula a diferença.
- Cada mudança de saldo fica registrada com o motivo: Venda, Venda desfeita, Ajuste ou Sincronização (quando o estoque vem do Bling).
- Salvar a grade nunca mexe no saldo. Corrigir um SKU ou um preço não altera o estoque.
- O saldo aparece dentro do produto, na grade de variações. Saldo zero ou negativo fica em vermelho.
Quando o estoque baixa e quando volta
| O que acontece | Efeito no estoque |
|---|---|
| Orçamento criado, enviado ou aberto pelo cliente | Nenhum. Orçamento não reserva estoque |
| Pedido confirmado, inclusive o que nasce de um orçamento aceito ou de uma venda registrada pela Caixa de Entrada | Baixa as quantidades das linhas |
| Linha de um pedido confirmado alterada, acrescentada ou removida | Move só a diferença |
| Pedido cancelado | Devolve o que aquele pedido tinha baixado |
| Contagem lançada na grade | O saldo passa a ser o número contado |
Só as variações com controlar marcado entram nessa conta.
O estoque pode ficar negativo
O Codewo nunca recusa uma venda por falta de saldo. Se o sistema diz 2 e o cliente leva 3, o pedido é registrado e o saldo fica em -1, em vermelho na grade. É de propósito: o número negativo mostra que a contagem está desatualizada, e uma venda que deixasse de ser registrada não mostraria nada.
Passo a passo: começar a controlar o estoque
Cenário: a loja contou a prateleira e tem 12 camisetas no tamanho M.
- Abra Catálogo e clique no produto "Camiseta básica algodão".
- Na grade Variações, na linha M, marque controlar na coluna Estoque.
- Clique no número que aparece ao lado (começa em 0), digite 12 e tecle Enter. Esc desiste sem gravar.
- Clique em Salvar produto para gravar que esta variação controla estoque.
Em produto sem grade, a grade tem uma linha só, chamada Padrão: é nela que se controla o estoque. Se a linha acabou de ser criada e mostra "salve para lançar", salve o produto, abra de novo e siga a partir do passo 3.
No fim do mês, a contagem deu 9. Abra o produto, clique no número, digite 9 e tecle Enter. O sistema registra um ajuste de -3.
Lançar contagem exige a permissão Editar produtos.
Importação por planilha
Quem vem de outro sistema não precisa cadastrar centenas de produtos à mão. O botão Importar, no topo do Catálogo, traz a lista de uma vez. Com o Catálogo ainda vazio, o mesmo caminho aparece como Importar planilha.
| Formato | Só CSV. Se o seu arquivo é XLSX, abra no Excel e use "Salvar como" CSV |
| Tamanho | Até 20.000 linhas e 20 MB |
| Acentuação | Arquivos salvos pelo Excel em português são lidos com os acentos certos |
| O que entra | Só produtos. Clientes e pedidos antigos não entram por planilha |
| Identidade | O SKU: uma linha com SKU que já existe atualiza aquele produto |
| Desfazer | Até 48 horas depois |
| Permissão | Criar produtos e Editar produtos, juntas |
Os quatro passos
- Subir o arquivo. Clique em Escolher arquivo CSV. Deixe marcado A primeira linha tem os nomes das colunas se a planilha tem cabeçalho. Clique em Continuar.
- Casar as colunas. Para cada campo, escolha a coluna da planilha que corresponde a ele, ou Não importar. O sistema já sugere a maioria pelo nome do cabeçalho e mostra, embaixo de cada campo, um exemplo do que tem na coluna. Os campos são: SKU / Código, Nome (obrigatório), Descrição, Categoria, Preço de venda, Custo, Unidade, Código de barras, Situação e, para venda por medida, as medidas da peça (comprimento, largura e altura) e Como vende. Deixe marcado Atualizar produtos que já existem para que um SKU conhecido atualize o produto em vez de ser ignorado.
- Casar as unidades. Este passo aparece quando a coluna de unidade tem grafias para conferir: "M2", "MT2" e "m²" viram uma unidade só. As grafias não reconhecidas travam o botão Importar até você escolher a unidade de cada uma. Quando todas as grafias já são os próprios códigos da lista (un, kg, m2), o passo é pulado.
- Rodar. A barra mostra "Importando X de Y linhas". Pode fechar a janela: a importação continua. No fim aparecem os produtos criados, atualizados, ignorados e com erro.
Quando há erro, o resumo mostra os Primeiros erros e o botão Baixar planilha só com os erros: um CSV com as linhas que falharam e o motivo ao lado de cada uma. Corrija nesse arquivo e importe só ele.
Números com ponto e vírgula
A coluna de preço aceita "1.234,56" e "1234.56". Vale o separador que aparece por último: em "1.234,56", a vírgula separa os centavos. Um "1.234" sozinho é lido como mil duzentos e trinta e quatro.
Desfazer em até 48 horas
Errou a coluna do preço ou trocou a categoria? Até 48 horas depois, a importação se desfaz em Desfazer:
- no fim da importação, ao lado de "Dá para desfazer até...";
- ou em Catálogo → Importar, na lista Importações recentes.
| Produto | Ao desfazer |
|---|---|
| Criado pela importação e nunca vendido | É removido |
| Criado pela importação e já vendido | É arquivado, para não sumir das vendas |
| Atualizado pela importação | Volta aos valores de antes, campo a campo |
Passo a passo: migrar 350 produtos de outro sistema
Cenário: uma distribuidora exportou o catálogo do sistema antigo em CSV.
- Confira se a exportação tem uma coluna de código. Sem SKU, importar a mesma planilha duas vezes duplica tudo.
- Em Catálogo, clique em Importar e escolha o arquivo.
- No passo das colunas, confira as sugestões pelo exemplo que aparece abaixo de cada campo: a coluna "DESC_PROD" pode ser o nome, e "VL_VENDA", o preço.
- Se a unidade vier escrita de vários jeitos ("Pç", "PECA", "Cx."), confira o casamento das unidades.
- Clique em Importar e acompanhe.
- Baixe a planilha de erros, corrija e importe só ela.
- Na manhã seguinte, confira preços e categorias. Se algo saiu errado, desfaça e importe de novo, ainda dentro das 48 horas.
- Por fim, abra os produtos que controlam estoque e lance a contagem de cada variação.
Pegadinhas comuns
- Linha sem SKU sempre cria produto novo. Sem código, o sistema não tem como saber que o produto já existe. O aviso aparece antes de rodar.
- "Atualizar produtos que já existem" desmarcado ignora o SKU conhecido. A linha entra como ignorada, e o produto fica como estava.
- A planilha não traz saldo, grade, fotos nem NCM. Cada linha vira um produto sem grade. Depois da importação, monte as variações, envie as fotos e lance a contagem do estoque no próprio produto.
- Controlar estoque começa em zero. Marcar controlar sem lançar a contagem faz a primeira venda deixar o saldo negativo.
- Não há reserva, vários depósitos nem entrada por nota de compra. O estoque é um saldo por variação, para a empresa inteira. Chegou mercadoria? Lance a nova contagem.
- O histórico de movimentos ainda não tem tela de consulta. Cada mudança fica registrada com o motivo, mas o que a grade mostra é o saldo atual.
- Com o Bling, o estoque é dele. Quando a integração com o Bling traz o estoque, a célula só mostra o número ("Estoque controlado pelo Bling"): venda feita aqui não baixa, e a contagem não pode ser lançada aqui. Ajuste no Bling. Desligar a opção ou desconectar devolve o controle ao Codewo.
- Cancelar devolve só o que baixou. Um pedido que nunca baixou estoque (por exemplo, um pedido antigo trazido do Bling) não devolve nada ao ser cancelado.
- Venda por medida conta do jeito que vende. Produto em m, m² ou m³ vendido como Só fechado conta peças; vendido como Calculado conta a medida (por exemplo, m³). O título da coluna Estoque diz qual das duas.
Boas práticas
- Lance a contagem logo depois de ligar o controle, e repita a contagem com frequência nos itens que mais vendem.
- Garanta um SKU único em cada linha da planilha antes de importar. É ele que permite reimportar para atualizar preços sem duplicar.
- Teste com uma planilha pequena primeiro, de 10 ou 20 linhas, para conferir o casamento das colunas.
- Confira o resultado no dia seguinte, enquanto o Desfazer ainda vale.