Toda automação nasce como rascunho e só começa a agir quando alguém clica em Publicar. Nenhum dos quatro jeitos de começar liga nada sozinho: o assistente, a regra rápida e as receitas montam o fluxo, mostram o que falta decidir e param. Este artigo explica cada entrada e o que acontece depois, do rascunho ao arquivo.
O que é
A tela Nova automação abre pelo botão Nova automação, no topo de Automações. O botão Receitas, ao lado, leva direto à galeria de receitas da mesma tela. A pergunta no alto é "O que você quer automatizar?", e há quatro entradas:
| Entrada | Para quem serve | O que cria |
|---|---|---|
| Descrever ("Montar rascunho") | Quem sabe o que quer, mas não sabe montar | Um plano para revisar; a automação só é criada quando você clica em "Abrir no construtor" |
| Do zero | Quem já conhece o construtor | Nada, até o primeiro Salvar |
| Regra rápida | "Quando acontecer X, fazer Y", sem espera nem caminhos | Uma automação com gatilho e uma ação |
| A partir de uma receita | Casos comuns já desenhados | O fluxo inteiro da receita, como rascunho |
Tudo cai no construtor. Para entender gatilhos, passos e caminhos, veja Automações: gatilhos, passos e caminhos.
Como funciona
1. Descrever: o assistente monta um rascunho
- Escreva, com as suas palavras, o que deve acontecer e quando. O texto precisa ter de 10 a 600 caracteres. Há três exemplos clicáveis logo abaixo da caixa.
- Clique em Montar rascunho.
- O plano aparece numerado: o gatilho e os passos. Onde o assistente não conseguiu decidir o tipo do passo, aparece Falta escolher.
- Logo abaixo vem o bloco Antes de publicar, falta você decidir:, com o que ficou em aberto (qual equipe, qual funil, caminhos sem passo, passos que não existem no catálogo e foram descartados).
- Se o plano não é o que você queria, clique em Descrever de outro jeito. Se é, clique em Abrir no construtor: só aí a automação é criada, como rascunho.
O que o assistente faz e não faz:
- Monta até 8 passos, em linha. Depois de um passo que se divide, ele segue por um caminho só, e os outros viram pendência.
- Usa passos do catálogo. O que ele inventar é descartado e vira pendência. Às vezes ele escolhe um passo que a paleta não oferece; se o painel do passo avisar que a ação não está disponível, exclua o passo e escolha outro pela paleta.
- Não escreve o texto das mensagens. Quem escreve é você, no construtor.
- Se ele não entender o pedido, a tela pede para descrever em uma frase o que deve acontecer e quando.
- Se estiver fora do ar, a tela diz "O assistente está indisponível no momento" e sugere começar do zero, criar uma regra rápida ou partir de uma receita.
- Cada rascunho montado gasta créditos de IA da empresa, mesmo quando o resultado não serve.
Dentro do construtor, o botão Assistente abre Montar com o assistente, e na paleta de passos aparece Pedir ao assistente depois de 4 letras digitadas na busca. Os dois só preenchem uma automação vazia, ainda sem gatilho. Numa automação que já tem gatilho, a tela recusa: "O assistente monta um fluxo do zero. Crie uma automação nova para usá-lo."
2. Do zero
Do zero ("Escolha o gatilho e vá adicionando passos") abre o construtor vazio na grade Como sua automação começa?, com os gatilhos do seu plano. Aqui nada é criado até você clicar em Salvar pela primeira vez. Antes disso, o salvamento automático não roda, e Testar e Publicar pedem para salvar antes.
3. Regra rápida
O diálogo Regra rápida tem dois campos: Quando (qualquer gatilho do seu plano) e Fazer (uma de 10 ações diretas). As ações são: Enviar mensagem, Enviar e-mail, Nota interna, Distribuir ou atribuir, Avisar pessoas da equipe, Resolver conversa, Atualizar conversa, Criar ou mover negociação, Atualizar contato e Adicionar etiqueta. Nada que espere, pergunte ou se divida: isso já é um fluxo, e se faz no construtor.
Criar e configurar grava o gatilho e a ação com o nome "gatilho: ação" (por exemplo, "Conversa resolvida: avisar pessoas da equipe") e abre o construtor para você configurar e publicar.
4. A partir de uma receita
A galeria Receitas prontas traz fluxos inteiros já desenhados. Com o Catálogo no plano são 23 receitas: 9 gerais (como Menu de atendimento no WhatsApp, Responder fora do horário e Pesquisa de satisfação) e 14 de mensagem ao cliente sobre venda (como Cobrar orçamento sem resposta e Lembrar da parcela que vai vencer). Sem o Catálogo, ou sem a análise por IA, a galeria mostra só as que o plano atende.
Cada cartão mostra a sequência de passos em ícones, quantos passos são, o que o plano precisa ter (Vendas, Funil ou Análise por IA), o selo Mais usada e a linha Falta escolher: com o que você ainda precisa decidir. Clicar no cartão cria a automação como rascunho e abre o construtor. O que ficou em aberto não vem preenchido de propósito: aparece como aviso no passo e na contagem "ajustes pendentes" da barra de baixo.
Do rascunho ao ar
Salvamento automático. O construtor salva sozinho 3 segundos depois de cada mudança. A barra de baixo mostra "Salvando...", "Salvo agora" ou "Não salvo", e também "N ajustes pendentes" ou "Pronta para publicar". Desfazer e refazer (Ctrl+Z) também salvam.
O selo ao lado do nome diz em que pé a automação está:
| Selo | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Nunca publicada, ou desarquivada. Não roda |
| No ar · v3 | Publicada, rodando na versão 3 |
| Rascunho · v3 segue no ar | Há alterações não publicadas; quem entra continua usando a versão 3 |
| Pausado | Ninguém novo entra |
| Arquivada | Fora de circulação e somente leitura |
Publicar. O botão recusa o fluxo com um problema que o impede de rodar, como um passo solto, um aviso sem destinatário ou sem texto, um e-mail incompleto ou, quando a empresa exige motivo, um passo de resolver ou adiar conversa sem motivo. Nesses casos aparece "Não foi possível publicar:" com o motivo, em palavras da tela e com o passo. Os "ajustes pendentes" da barra de baixo são avisos, e nem todos impedem publicar: um passo incompleto que passe pela conferência falha quando alguém chegar nele. Por isso, publique quando a barra mostrar "Pronta para publicar". Automação arquivada abre somente leitura e não tem Publicar: desarquive antes.
Editar o que está no ar. As mudanças vão para um rascunho e a versão publicada continua rodando. Nome e descrição mudam na hora. Aparecem dois botões:
- Publicar alterações: quem já está no meio do fluxo termina na versão atual; quem entrar depois usa a nova.
- Descartar: volta para a versão que está no ar.
Pausar. Pelo botão Pausar no construtor ou pela chave na lista. Pausar quer dizer "ninguém novo entra; quem já está no fluxo termina". Para religar, use a chave na lista ou Publicar.
Arquivar e Desarquivar. Pelo menu da linha, na lista. Arquivar tira a automação de circulação: ela vai para a aba Arquivadas, fica somente leitura e encerra quem estava esperando dentro dela. Desarquivar a devolve como rascunho, fora do ar. Para religar, abra e clique em Publicar.
Excluir. Também pelo menu da linha. É permanente e encerra quem estava esperando. Numa automação ativa, a tela recomenda pausar antes.
Versões. O painel Versões, no trilho à esquerda, lista a Versão atual e as anteriores, com quem criou cada uma e quantos passos tinham. Restaurar só funciona com a automação fora do ar: pause antes. Com a automação fora do ar, Criar ponto de restauração guarda o fluxo como está, para voltar a ele depois.
Duplicar. No menu da linha. Cria uma cópia com "(Cópia)" no nome, como rascunho, e abre no construtor. A cópia fica na mesma empresa.
Passo a passo: do pedido ao ar
Cenário: uma clínica quer responder, com o horário de atendimento, quem escreve com o consultório fechado.
- Em Automações, clique em Nova automação.
- Clique no exemplo "Se alguém escrever fora do horário, responder com o horário de atendimento." e depois em Montar rascunho.
- Confira o plano. O esperado é o gatilho Mensagem recebida, seguido de Horário de atendimento e Enviar mensagem. Leia o bloco "Antes de publicar, falta você decidir:". Se o plano vier diferente, clique em Descrever de outro jeito ou siga e ajuste no construtor.
- Clique em Abrir no construtor.
- Clique no passo Enviar mensagem e escreva o texto: "Oi! Atendemos de segunda a sexta, das 8h às 18h. Sua mensagem ficou registrada e respondemos assim que abrirmos."
- Confira em que caminho do passo Horário de atendimento a mensagem ficou. O assistente liga o passo seguinte sempre ao primeiro caminho, que aqui é No horário, e deixa o outro como pendência. Para a resposta sair com o consultório fechado, exclua o passo Enviar mensagem e adicione de novo pelo + do caminho Fora do horário, com o mesmo texto.
- Abra Regras e, em Quem pode entrar de novo, escolha A cada período com 1 dia. Assim o paciente que manda cinco mensagens à noite recebe a resposta uma vez.
- Clique em Testar e simule com uma conversa real. A simulação segue o relógio de agora: dentro do expediente ela vai por No horário; fora dele, mostra a mensagem que o paciente receberia.
- Quando a barra mostrar "Pronta para publicar", clique em Publicar. O selo muda para "No ar", com o número da versão.
Se o assistente estiver indisponível, o mesmo fluxo existe pronto: na galeria, use a receita Responder fora do horário e revise o texto com o seu horário.
Quem pode fazer o quê
As permissões ficam no cargo, em Configurações → Equipes & Membros → Cargos e Permissões:
| Permissão | Permite |
|---|---|
| Ver automações | Ver a lista, "No fluxo agora" e abrir o construtor em modo leitura, com Resultados, Execuções e Versões |
| Criar automações | Nova automação, assistente, regra rápida, receitas e Duplicar |
| Editar automações | Salvar, Publicar, Pausar, Arquivar, Desarquivar, Testar, reprocessar, tirar do fluxo e restaurar versão |
| Excluir automações | Excluir |
Quem só vê abre qualquer automação em modo leitura, com a barra "Somente leitura: você não edita automações". Rodar uma automação pelo menu Executar automação da conversa não exige nenhuma dessas permissões: basta a permissão Criar conversas, a mesma que libera enviar mensagens, e poder atuar naquela conversa.
Pegadinhas comuns
- Salvo não é publicado. "Salvo agora" na barra quer dizer que o rascunho está guardado. A automação só age depois de Publicar.
- Alteração em automação no ar não vale até "Publicar alterações". Enquanto o selo diz "Rascunho · vN segue no ar", quem entra usa a versão antiga.
- Pausar não tira ninguém do fluxo. Quem estava esperando continua e termina. Para encerrar uma pessoa específica, use "Tirar do fluxo" (veja Testar e acompanhar uma automação). Para encerrar todos, arquive.
- Arquivar encerra as esperas. Uma pesquisa de satisfação que aguardava resposta é cancelada ao arquivar.
- Restaurar pede a automação fora do ar. Numa automação no ar, "Restaurar" aparece, mas é recusado. Pause antes.
- O assistente só monta do zero. Numa automação que já tem gatilho, ele recusa, e isso acontece depois de o plano ser montado, com os créditos já gastos.
- Receita não sai pronta. O que está em "Falta escolher" (equipe, funil, texto) precisa ser preenchido. Parte disso impede publicar; o resto, se ficar em branco, faz o passo falhar quando alguém chegar nele.
- Sem Criar automações, "Receitas" não abre. A galeria mora na tela Nova automação.
- O construtor não abre no celular. Aparece "Editor disponível no computador". A lista funciona normalmente.
Boas práticas
- Comece por uma receita quando ela existir: o fluxo já vem com as regras certas, como uma resposta por dia no "fora do horário".
- Descreva com gatilho e resultado. "Quando a proposta ficar 2 dias sem resposta, lembrar o cliente e avisar o vendedor" rende um rascunho melhor do que "follow-up de proposta".
- Crie um ponto de restauração antes de mexer muito numa automação pausada.
- Duplique para experimentar. Mexa na cópia e só troque quando ela estiver testada.
- Arquive o que não usa mais em vez de deixar pausado: a lista fica limpa e ninguém religa por engano.